Vilken roll spelar förmågekartan i att skapa välfungerande organisationer och förbättra samspelet mellan IT-funktionen och affärsverksamheten? I dagens komplexa organisationer är IT en absolut nödvändig del för att verksamheten ska fungera effektivt. Det räcker inte längre att IT enbart fungerar som ett stöd till affärsverksamheten. IT behöver vara en aktiv partner som bidrar till att utveckla verksamheten, möjliggöra innovation och skapa flexibilitet.
Förmågekartläggning har blivit en viktig metod för att skapa en stabil grund för detta samarbete. Genom att använda förmågekartor kan organisationer visualisera sina förmågor och identifiera hur de bäst kan stödja verksamhetsmålen. Men vad är egentligen en förmågekarta, och hur kan den
användas?
Förmågekartan – en lösning för bättre samverkan
Ett effektivt samarbete mellan IT och affärsverksamheten kan ofta vara svårt att uppnå. Orsakerna är många: brist på resurser, otydliga mandat och en avsaknad av strategisk översikt. Men en av de mest framträdande utmaningarna är bristen på god kommunikation. Överarbetade processer, otydliga applikationer och IT-kostnader som inte kan kopplas till affärsvärde skapar ett gap mellan IT och affär.
Här kan förmågekartan spela en avgörande roll. Genom att använda förmågekartläggning kan organisationer skapa en gemensam grund för diskussion och samarbete. Förmågekartan gör det möjligt att minska glappet mellan IT och affärsverksamheten och skapa en tydlig väg framåt för att förbättra processer, optimera resurser och uppnå strategiska mål.
Vad är förmågor och förmågekartläggning?
Förmågor är grundläggande byggstenar i en verksamhet och beskriver vad som behöver göras för att verksamheten ska fungera, snarare än hur det ska göras. Exempel på förmågor kan vara att producera varor, leverera tjänster, hantera kundrelationer eller analysera marknaden. Dessa förmågor är stabila över tid och förändras inte lika ofta som processer eller organisatoriska strukturer.
Förmågekartläggning handlar om att identifiera och visualisera de förmågor som är avgörande för verksamheten. Genom att skapa en förmågekarta kan organisationer få en översikt över sina funktioner och hur dessa bidrar till verksamhetens mål. Detta ger en stabil grund för att fatta strategiska beslut och förbättra både operativa och långsiktiga processer.
Använd förmågekartan som en gemensam utgångspunkt
En förmåga kan liknas vid en låda där processer, organisation och system kan placeras. Processerna beskriver hur värde skapas, medan organisationen anger vem som utför aktiviteterna. System och information kopplas också till förmågorna och visar vilka verktyg och vilken input och output som krävs för att uppnå målen.
Fördelarna med att använda förmågor som grund är många. Till skillnad från processer eller linjeorganisationer, som ofta förändras över tid, är förmågor stabila och långsiktigt hållbara. Förmågekartan skapar en neutral grund som sällan leder till konflikter inom organisationen. De flesta kan enas om vilka grundläggande förmågor som behövs, som att bygga hus i ett byggföretag eller att hantera kundorder i en handelsorganisation. Däremot kan åsikterna gå isär när det gäller exakt hur dessa aktiviteter ska utföras. Genom att utgå från förmågor undviks dessa meningsskiljaktigheter.
Så bygger ni en fungerande förmågekarta
Att skapa en välfungerande förmågekarta kräver noggrannhet och ett strukturerat arbetssätt. Här är några riktlinjer som hjälper er att komma igång:
Definiera förmågor av liknande storlek: Det är viktigt att förmågorna är jämförbara och inte för breda eller för smala. Till exempel är "hantera personal" och "marknadsföra tjänster" två lämpliga förmågor, medan "hantera personal" och "sortera inkommande post" är för olika i omfattning.
Tydliggör kopplingar mellan förmågor: Förmågor är inte isolerade; de är beroende av varandra. Exempelvis behöver förmågan "registrera kundorder" information om kund och produkt för att fungera. Att synliggöra dessa beroenden i förmågekartan är avgörande för att skapa en realistisk bild av verksamheten.
Begränsa antalet förmågor: På den övergripande nivån bör förmågekartan bestå av 20–30 förmågor. För många förmågor gör kartan svår att överblicka, medan för få förmågor riskerar att ge en förenklad och missvisande bild av verksamheten.
Fördelar med att använda en förmågekarta
En förmågekarta kan ge många fördelar för organisationen genom att skapa ett gemensamt perspektiv och underlätta kommunikationen mellan IT och affärsverksamheten. Några av de viktigaste fördelarna inkluderar:
Enklare prioritering: Förmågekartan ger en tydlig bild av vilka funktioner som är mest kritiska för verksamheten, vilket underlättar beslut om resursfördelning.
Bättre samarbete: Genom att visualisera och tydliggöra förmågor kan olika delar av organisationen enklare förstå och samverka kring gemensamma mål.
Effektivisering av processer: Kartan gör det möjligt att identifiera ineffektiva områden och skapa en grund för förbättringar.
Använd Prime Arch för att skapa en förmågekarta
Prime Arch är ett ledande ramverk inom verksamhetsarkitektur och ett ovärderligt verktyg för att skapa och arbeta med förmågekartor. Genom att kombinera det bästa från internationella standarder erbjuder Prime Arch en enkel men kraftfull lösning för att visualisera och optimera era förmågor.
Att använda Prime Arch gör det möjligt att snabbt och smidigt skapa en förmågekarta som ger organisationen en tydlig riktning. Med stöd av detta verktyg kan ni förbättra samarbetet mellan IT och affärsverksamheten, samtidigt som ni lägger grunden för långsiktiga förbättringar och innovation.