Nyttan med att dokumentera processer

Uppdaterad: jul 13


att dokumentera processer skapar en samsyn som kan utveckla företaget och det egna arbetet

Du har säkert hört talas om processkartläggningar men vad är egentligen nyttan med att dokumentera processer? Allt fler företag och organisationer anställer personer eller tar hjälp för att kartlägga de egna processerna. Varför gör de det? Faktum är att en samsyn inom organisationen både när det gäller det egna arbetet och hur det kan utvecklas är grundläggande för att verksamheten ska kunna utvecklas och förbättras.


Att dokumentera processerna är ett utmärkt sätt att skapa ett underlag för att kunna arbeta med verksamhetsutveckling. Här kommer vi att titta närmare på nyttan med att dokumentera processer.


Skapa en samsyn inom organisationen


Vid en processkartläggning samlas alla aktörer som arbetar inom en process, oavsett vilken linjeorganisation aktörerna tillhör. En process ses i det här sammanhanget som en sammanhängande kedja av arbetsuppgifter, eller andra förädlingar av en produkt eller en tjänst, som till sist levereras till en mottagare eller kund.


Processen triggas av en händelse och slutet på processen markeras av att något levereras. Däremellan kan det vara fler eller färre steg. Vid en processkartläggning visualiseras alla moment i processen och det blir tydligt för alla deltagare hur processen hänger ihop, vad den innehåller och vad den syftar till.


Genom att alla som arbetar i processen samlas i samma rum och enas om en bild som visar hur processen ser ut skapas en samsyn på arbetet. Den här samsynen är själva grunden för att kunna prata om arbetet och hur det kan förbättras.


Hitta ett gemensamt språk


Vid en processkartläggning tvingas deltagarna att hitta begrepp och benämningar som de är nöjda med när det gäller vad som görs och hur det görs. Med hjälp av det gemensamma språket är det sedan möjligt att tala om hur processen kan effektiviseras och optimeras.


Kanske finns det delar i processen eller överlämningar mellan olika linjeorganisationer som inte fungerar optimalt? Att träffas och prata om helheten ger en möjlighet att förbättra delar av processen som brister.


Möjlighet att arbeta med förbättringar och effektiviseringar


När nuläget är dokumenterat och processerna för nuläget är visualiserade är det dags att börja titta på bör-läget. Hur vill de som faktiskt arbetar i processen att den ska se ut? Hur skulle den fungera om den vore optimerad? Kanske finns det onödiga ledtider eller tillkrånglade procedurer. Uppgifter som utförs av en rad olika personer kanske skulle kunna utföras av en och samma person istället och på så sätt skulle hela processen bli mer effektiv. Eller så behöver systemstödet förbättras; möjligheterna är många.


Ett underlag för ledningen - så att de kan ta kloka beslut


Processkartläggningar kan utgöra ett utmärkt underlag för ledningen när det handlar om att ta beslut om verksamhetsförändringar. Det är först när ledningen har en klar och tydlig bild av hur verksamheten faktiskt ser ut och fungerar som de kan ta ställning till förslag till förändringar. En ledning som inte förstår sin egen verksamhet blir oftast svag och otydlig även om viljan och ambitionen är att vara handlingskraftig.


Ett verksamhetsstöd bestående av förbättringsledare och arkitekter


Kloka företagsledare tillsätter och bildar ett verksamhetsstöd bestående av förbättringsledare, verksamhetsutvecklare samt IT- och verksamhetsarkitekter. Stödfunktionens uppgift blir att ta fram underlag i form av bland annat processkartläggningar. Dessutom kan stödfunktionen ansvara för att ta fram modeller och metoder för ett mer effektivt arbete för såväl ledning som medarbetare. Det handlar om att avsätta tid och resurser för kvalitetsarbete.


Ibland upplevs den här typen av stödfunktioner som onödig byråkrati som bara kostar pengar. Eller så är ledning och medarbetare rädda för att stödfunktionen ska komma med pekpinnar som upplevs som tvingande och onödigt tillkrånglade. Men det är inte alls så den här typen av stödfunktioner är tänkta att fungera.


Det handlar istället om en stödfunktion som ska underlätta för såväl ledning som medarbetare att göra rätt. Det ska fungera som ett stöd kring det som ledning och medarbetare inte har tid att bli experter på. Såväl ledning som medarbetare har oftast fullt upp med att vara experter på det innehållsmässiga kring det som de arbetar med.


Själva formerna för arbetet behöver någon annan vara kunnig inom. Processarbete är i sig ett stort kunskapsfält och där kan det behövas en processutvecklare eller liknande för att det ska vara möjligt att arbeta processorienterat på ett relevant och effektivt sätt.


Prime Arch - ett robust EA-ramverk


Det finns många standarder och ramverk när vi pratar om verksamhetsarkitektur och processkartläggningar. Prime Arch är en sammansättning av det bästa från de stora, etablerade ramverken.


Genom att kombinera det bästa från dessa har Prime Arch blivit ett kraftfullt, flexibelt och robust ramverk som används av en rad olika organisationer, från stora offentliga myndigheter till mindre företag. Lär dig gärna mer om Prime Arch genom att ladda hem Prime Arch-appen redan i dag!


Bli medlem i appen här!

67 visningar0 kommentarer

Senaste inlägg

Visa alla