Du har säkert hört talas om processkartläggningar men vad är egentligen nyttan med att arbeta med processer och dokumentera processer? Allt fler företag och organisationer anställer personer eller
tar hjälp för att kartlägga de egna processerna. Varför gör de det? Faktum är att en
samsyn inom organisationen, både när det gäller det egna arbetet och hur det kan
utvecklas, är grundläggande för att verksamheten ska kunna utvecklas och förbättras.
Att arbeta med processer och dokumentera processer är ett utmärkt sätt att skapa ett underlag för att kunna arbeta med verksamhetsutveckling. Här kommer vi att titta närmare på nyttan med att arbeta med processer och dokumentera processer.
Så kan att arbeta med processer skapa en samsyn inom organisationen
Vid en processkartläggning när man arbetar med processer samlas alla aktörer som arbetar inom en process, oavsett vilken linjeorganisation aktörerna tillhör. En process ses i det här sammanhanget som en sammanhängande kedja av arbetsuppgifter. En process kan också ses som andra förädlingar
av en produkt eller en tjänst, som till sist levereras till en mottagare eller kund.
Processen triggas av en händelse och slutet på processen markeras av att något levereras.
Däremellan kan det vara fler eller färre steg. När man arbetar med processer vid en processkartläggning visualiseras alla moment i processen. Det blir dessutom tydligt för alla deltagare hur processen hänger ihop, vad den innehåller och vad den syftar till.
Genom att alla som arbetar i processen samlas i samma rum och enas om en bild som visar
hur processen ser ut skapas en samsyn på arbetet. Den här samsynen är själva grunden för att
kunna prata om arbetet och hur det kan förbättras.
Effektivisera processer genom att arbeta med processer - hitta ett gemensamt språk
Att arbeta med processer är viktigt ur flera synvinklar; vid en processkartläggning tvingas deltagarna att hitta begrepp och benämningar som de är nöjda med när det gäller vad som görs och hur det görs. Med hjälp av det gemensamma språket är det sedan möjligt att tala om hur processen kan effektiviseras och optimeras.
Kanske finns det delar i processen eller överlämningar mellan olika linjeorganisationer som
inte fungerar optimalt? Att träffas och prata om helheten och att arbeta med processerna ger en möjlighet att förbättra delar av processen som brister.
Förbättringar och effektiviseringar genom att arbeta med processer
När nuläget är dokumenterat och processerna för nuläget är visualiserade är det dags att börja
titta på bör-läget. Hur vill de som faktiskt arbetar i processen att den ska se ut? Hur skulle den
fungera om den vore optimerad? Kanske finns det onödiga ledtider eller tillkrånglade
procedurer. Uppgifter som utförs av en rad olika personer kanske skulle kunna utföras av en
och samma person istället och på så sätt skulle hela processen bli mer effektiv. Eller så
behöver systemstödet förbättras; möjligheterna är många.
Sammanfattningsvis innebär att arbeta med processer innebär i 6 steg att:
Dokumentera och visualisera nuläget
Att arbeta med processer innebär att se över bör-läget
Utvärdera om processen ut som den bör göra
Granska och analysera vilka delar av processen som kan optimeras
Vilka internt behöver vara involverade i processen?
Se över och utvärdera om systemstödet är tillräckligt i dagsläget.
Att arbeta med processer - ett underlag för ledningen så att de kan ta kloka beslut
Att arbeta med processer genom att granska och visualisera processerna vid processkartläggning blir på så vis ett utmärkt underlag för ledningen när det handlar om att ta beslut om verksamhetsförändringar. Det är först när ledningen har en klar och tydlig bild av hur verksamheten faktiskt ser ut och fungerar som de kan ta ställning till förslag till förändringar. En ledning som inte förstår sin egen verksamhet blir oftast svag och otydlig även om viljan och ambitionen är att vara handlingskraftig.
Ett verksamhetsstöd bestående av förbättringsledare och arkitekter
Kloka företagsledare tillsätter och bildar ett verksamhetsstöd bestående av förbättringsledare,
verksamhetsutvecklare samt IT- och verksamhetsarkitekter. Stödfunktionens uppgift blir att ta
fram underlag i form av bland annat processkartläggningar. Dessutom kan stödfunktionen
ansvara för att ta fram modeller och metoder för ett mer effektivt arbete för såväl ledning som
medarbetare. Det handlar om att avsätta tid och resurser för kvalitetsarbete.
Ibland upplevs den här typen av stödfunktioner som onödig byråkrati som bara kostar pengar.
Eller så är ledning och medarbetare rädda för att stödfunktionen ska komma med pekpinnar
som upplevs som tvingande och onödigt tillkrånglade. Men det är inte alls så den här typen av
stödfunktioner är tänkta att fungera.
Det handlar istället om en stödfunktion som ska underlätta för såväl ledning som medarbetare
att göra rätt. Det ska fungera som ett stöd kring det som ledning och medarbetare inte har tid
att bli experter på. Såväl ledning som medarbetare har oftast fullt upp med att vara experter på
det innehållsmässiga kring det som de arbetar med.
Själva formerna för arbetet behöver någon annan vara kunnig inom. Processarbete är i sig ett
stort kunskapsfält och där kan det behövas en processutvecklare eller liknande för att det ska
vara möjligt att arbeta processorienterat på ett relevant och effektivt sätt.
Att arbeta med processer med hjälp av Prime Arch - ett robust enterprise architecture ramverk
Det finns många standarder och ramverk när vi pratar om att arbeta med processer inom verksamhetsarkitektur. Prime Arch är en sammansättning av det bästa från de stora, etablerade
ramverken.
Genom att kombinera det bästa från dessa har Prime Arch blivit ett kraftfullt, flexibelt och
robust ramverk som används av en rad olika organisationer - från stora offentliga myndigheter
till mindre företag. Lär dig gärna mer om Prime Arch genom att ladda hem Prime Arch-appen
redan i dag och kom igång med att arbeta med era processer!