Vad är förmågekartor och hur kan de komma till användning i samband med digitalisering och verksamhetsutveckling? Digitaliseringen genomsyrar de flesta verksamheter; inte minst stora myndigheter och kommuner genomgår stora omvandlingsprocesser där verksamheten påverkas av digitaliseringen som en drivande faktor. I takt med att digitaliseringen har tagit fart har också behovet av ett systematiskt arbetssätt och ett gemensamt språk när det gäller verksamhetsutveckling ökat.
I det sammanhanget blir verksamhetsarkitektur, IT-arkitektur och förmågekartor viktiga ingredienser. Här tittar vi lite närmare på hur Sundsvalls kommun har arbetat med förmågekartor för att driva på och förenkla deras verksamhetsutveckling.
Behovet av ett systematiskt arbetssätt
Det systematiska arbetssättet är avgörande för att lyckas med verksamhetsutveckling och digitalisering. Digitalisering kan verkligen göra verksamheten mer effektiv men för att den ska bli framgångsrik krävs metoder som fungerar för den specifika verksamheten.
Digitalisering kan öka chanserna att verksamheten levererar resultat av hög kvalitet, men om det ska bli möjligt behöver alla i verksamheten prata samma språk, förstå varandra och använda samma benämningar för de olika komponenterna i verksamhetsprocesserna.
Vikten av att prata samma språk
Att prata samma språk och att använda samma ord för de olika delarna av processerna är avgörande för att en verksamhetsutveckling ska bli möjlig. Med hjälp av förmågekartor, verksamhetsarkitektur och IT-arkitektur är det möjligt att rita upp och visualisera bilder av verksamheten som alla kan känna igen sig i. Bilderna ger olika delar av verksamheten ett gemensamt språk som möjliggör det erfarenhetsutbyte som är avgörande för en effektiv verksamhetsutveckling och digitalisering.
Sundsvalls kommun har använt sig av ramverket Prime Arch för att hitta ett systematiskt arbetssätt som har lett till en framgångsrik verksamhetsutveckling. De har också använt sig av förmågekartor för att förenkla arbetet. Nu ska vi fördjupa oss i vad förmågekartor är och hur de kan användas.
Vad är nyttan med en förmågekarta?
Det finns ofta ett glapp mellan verksamheten och IT-avdelningen. Att prata om förmågor och att rita upp förmågekartor kan hjälpa till att överbrygga glappet mellan systemägare, verksamhetsarkitekter och verksamheten. En förmåga i det här sammanhanget beskriver vad som ska göras. En förmåga är en av de mest grundläggande byggstenarna i en verksamhet. Det handlar alltså om oberoende och unika funktioner som behöver fungera för att verksamheten ska löpa på och vara effektiv. Några exempel på förmågor kan vara att producera varor, köpa in tjänster, leverera varor eller tjänster till kund eller liknande.
På en hög nivå är det ofta självklart vilka förmågor som finns inom verksamheten. Genom att rita upp en förmågekarta och börja prata om förmågorna kan ett samtal växa fram när det gäller vad verksamheten i fråga bör fokusera på. En förmågekarta visualiserar förmågorna och ger ett gemensamt perspektiv som skapar förutsättningar för ett konstruktivt samarbete mellan verksamheten och IT-avdelningen.
Fördelen med förmågekartor
Vad är då fördelen med att använda förmågorna som utgångspunkt istället för exempelvis processer eller kartan över linjeorganisationen? Tanken på förmågor skapar sällan konflikter och motsättningar inom verksamheten. De flesta håller med om att en kommunal verksamhet ska tjäna sina invånare inom det politiska uppdrag som tilldelats verksamheten. Det kan däremot finnas väldigt olika uppfattningar om exakt hur det ska gå till. Förmågor är oföränderliga över tid, till skillnad från linjeorganisationen och processerna som brukar förändras med jämna mellanrum.
En förmågekarta ska schematiskt visa de förmågor som finns inom den aktuella organisationen. Kartan ska visualisera de förmågor som behöver finnas på plats för att verksamheten ska kunna leverera som det är tänkt. En förmågekarta kan bli ett användbart verktyg för att kommunicera kring det som är gemensamt för verksamheten och IT-avdelningen.
Att skapa en välfungerande förmågekarta kan vara svårt men det är inte på något sätt en omöjlig uppgift. Det kan krävas en del tålamod men när den väl är klar och på plats kan den utgöra ett kraftfullt verktyg för att skapa ett gemensamt perspektiv på det som IT-avdelningen och verksamheten har gemensamt, ytterst sett att nå de mål som satts upp för verksamheten.
En verksamhetsarkitekt kan vara ett utmärkt stöd i arbetet med att rita upp en förmågekarta. Verksamhetsarkitekten kan hålla i workshops med personalen så att hela verksamheten blir involverad och medskapare när det gäller hur förmågekartan ska byggas upp och se ut. Det gör också att chanserna ökar att alla känner igen sig i bilden och kan använda den som utgångspunkt för diskussioner om verksamhetsutveckling.
Läs mer om hur Sundsvalls kommun har arbetat
Sundsvalls kommun är ett utmärkt exempel på hur ett systematiskt arbetssätt när det gäller verksamhetsmodellering och förmågekartor har bidragit till ett effektivt arbete med verksamhetsarkitektur. Sundsvalls kommun har bland annat använt ramverket Prime Arch för att förenkla sitt arbete. Läs mer om hur Sundsvalls kommun har arbetat här!