För att kunna förbättra en verksamhet, eller för att framgångsrikt kunna slå ihop två verksamheter, behövs en insikt i hur applikationer, system och förmågor hänger ihop inom verksamheten. Verktyget som hjälper till att ge den förståelsen heter förmågekartan, och så här kan du använd den för att lyckas med din konsolidering eller verksamhetsutveckling.
Ordning och reda är nyckeln till att hela tiden kunna utvecklas och bli bättre. Det gäller inte minst när det kommer till IT-systemen i en verksamhet som stödjer det som en verksamhet gör. Är någonting otydligt leder det lätt till att arbetet tar längre tid än det borde, att det finns redundans bland systemen vilket leder till onödiga kostnader, samt att det blir svårare att utveckla verksamheten.
Att ha en tydlig översikt blir ännu viktigare när verksamheter ska slås ihop och konsolideras, annars kan det bli en utmaning att se var det finns dubbletter och var det skulle vara bäst att börja. Genom att kartlägga verksamhetens förmågor och skapa en förmågekarta går det dock mycket lättare att få ordning och reda inom applikationslandskapet, och samtidigt att göra det effektivare, kapa onödiga kostnader och få fler utvecklingsmöjligheter. Så här tar du förmågekartan till hjälp för att navigera applikationslandskapet.
Undvik att gå vilse i applikationslandskapet genom kartläggning med förmågekarta
Ett applikationslandskap är den totala bilden av alla de applikationer och IT-system som finns i en verksamhet, det kan till exempel vara betalsystem, dokumenthantering eller HR-system. Att ha en tydlig bild av hur det här landskapet ser ut är viktigt. När du vet vad som finns i landskapet – och hur det eventuellt hänger ihop – har du också en bra förutsättning för att kunna underhålla, analysera och utveckla det.
Inte minst är det viktigt att ha en klar bild av hur applikationslandskapet ser ut om det ska konsolideras. Om en verksamhet köper upp en annan verksamhet, eller om flera myndigheter slås ihop till en, uppstår i regel situationen att det finns dubbla system och väldigt många licenser för dem. Ett företag som köper upp ett annat kan plötsligt stå med dubbla HR- och ekonomisystem. Då gäller det att se om och var det finns dubbletter, och i så fall: vilka av lösningar ska behållas; vilka ska bort; och vilka kan slås ihop? Och dessutom, hur många licenser finns det; och hur många behövs det? Frågorna hopas och det kan vara svårt att veta var det är lämpligast att börja.
Att kartlägga och förstå applikationslandskapet är alltså en förutsättning för att kunna förbättra det, och definitivt för att kunna konsolidera det. Det kan vara en utmaning att utföra den kartläggningen, men det finns ett sätt att göra den processen både smidigare och effektivare: Genom att mappa applikationer med förmågor.
Förmågekartan visar var fokus ska ligga
Kortfattat kan förmågor beskrivas som vad en verksamhet ska göra, exempelvis kan ett företag ha förmågan att producera och leverera produkter; och en vårdinrättning förmågan att leverera vård och omsorg. Förmågor är alltså de funktioner som behöver utföras för att en verksamhet ska kunna skapa värde, fungera löpande och förbli effektiv.
Förmågorna är i regel en självklarhet på ledningsnivå eftersom de hänger ihop med mål och strategier. Men medan det ofta finns en gemensam syn på vad förmågorna är (exempelvis att en vårdinrättning ska leverera vård) kan det finnas många olika uppfattningar i en organisation exakt hur det ska gå till. Det är dessutom inte ovanligt att det finns ett förståelseglapp mellan IT-avdelning och affärsverksamhet kring hur verksamheten ska kunna leverera det den ska. Att skapa en förmågekarta som visualiserar och presenterar organisationens förmågor schematiskt kan då vara ett bra verktyg för att skapa en samsyn kring vad som ska göras, men också ge de underlag som behövs för att kunna göra det. Med ett gemensamt perspektiv går det lättare för IT och affärsverksamhet att samarbeta mot de gemensamma målen.
Förmågekartan som stöd för att identifiera redundanta applikationer
Om vi går tillbaka till applikationslandskapet och frågeställningen – hur det kan förbättras och konsolideras – så blir förmågekartan väldigt användbar för oss. Då en verksamhet ska slås ihop med en annan kan det uppstå redundans med dubbletter av system och onödigt många licenser. Vad ska då vara kvar och vad ska bort? Och var börjar vi med det arbetet? Genom att då utgå från förmågekartan går det att stämma av verksamhetens förmågor mot dess applikationer och se var den onödiga redundansen i verksamheten gömmer sig.
I början – innan en konsolidering kan ske – uppstår frågor om var redundansen finns och var det är kritiskt. Genom att matcha applikationer mot förmågor med hjälp av förmågekartan går det att se var det finns flera applikationer mot en förmåga. Om en förmågegrupp har tolv applikationer kopplade till sig medan andra förmågegrupper bara har två är det inte nödvändigtvis en signal om att applikationerna är redundanta, men det ger en övergripande bild av hur många system som används för att leverera en förmåga. På så vis kan det vara en tidig indikation på att det kan finnas redundans, och visar var det är värt att gå in närmare och titta på detaljer. Via förmågekartan går det att göra en avgränsning som gör konsolideringen så mycket lättare. Det går lättare att bestämma vad som ska vara kvar och vad som är bäst lämpat sett utifrån tid, kostnad och kvalitet, vilket leder till minskade kostnader.
Att utgå från en förmågekarta och använda den mot applikationslandskapet underlättar inte bara när det kommer till konsolidering, det hjälper också verksamheten att få koll på vilka IT-system den har, vilket värde de tillför och hur det går att utveckla dem. Det går hela tiden att trimma antal licenser och instruktioner när systemen blir färre, samt begränsa mängden personuppgifter kopplade till applikationerna genom att säkra upp var master för personuppgifter ska finnas. Inte minst är förmågekartan värdefull när det kommer till förändringsarbete som exempelvis att digitalisera en verksamhet, eftersom den i det läget visar var arbetet ska börja och var ni ska satsa på er digitaliseringsprocess.
Du kan läsa mer om hur det går att ta hjälp av förmågekartor i samband med digitalisering och verksamhetsutveckling i vår artikel ”Förbättra verksamheten med hjälp av förmågekartor.”
Så kan Prime Arch hjälpa till med applikationer och förmågekartor
På Prime Arch är vi vana vid att dyka ned i applikationslandskapen. En viktig del av vårt arbete går ut på att fördjupa oss i detaljer, kolla samband och kartlägga vilka system som är beroende av varandra. På så sätt kan vi hjälpa våra kunder att få en bild över hur det ser ut hos dem, och samtidigt förklara deras verksamhet med hjälp av kartmodeller, vilket gör det lättare för dem att veta vad som ska göras och var de ska börja.
Vårt ramverk Prime Arch visar bland annat hur applikationer, förmågor och processer hänger ihop, vilket gör att det smidigt går att se vad kunden behöver hjälp med. En del kunder har använt Prime Arch och förmågekartor för att förenkla arbetet och för att hitta systematiska metoder för framgångsrik verksamhetsutveckling.
Vill du också få hjälp med att få svar, en bra början på förändrings- och förbättringsarbetet och med att utveckla verksamheten?