top of page
  • Skribentens bildPatrik Hallén

Skillnaden mellan information och data

Uppdaterat: 2 feb.

Ett sätt att beskriva skillnaden mellan information och data är att säga att information är ett uttryck för vad vi vill komma ihåg medan data är hur vi har realiserat det genom att lagra data på ett visst sätt. Alla företag har med anledning av GDPR behövt kartlägga och klassificera processer och information i en omfattning som de flesta tidigare inte varit i närheten av. Inte sällan har arbetet påbörjats av den juridiska enheten, tagits över av personalavdelningen som har mest av personinformation, för att till sist bli IT-avdelningens fråga att lösa. ”Ni har ju bäst koll på vilken data vi har i våra system”, brukar det heta. I min roll som rådgivare angående metodanvändning har jag med förvåning sett hur företag har startat upp stora kartläggningsprojekt utan att fundera på skillnaden mellan information och data. I den här artikeln går vi igenom skillnaden på dem.


illustration över ett jordklot med data och olika ikoner

Skillnaden mellan information och data

Så vad var då skillnaden mellan information och data? Här är min enkla definition, igen:


Information är ett uttryck för vad vill komma ihåg. Data är hur vi har realiserat detta genom att lagra det på ett visst sätt.

Citatet bygger på andras standarder, så jag tar inte åt mig äran för att ha gjort uppdelningen, men formuleringen är min egen.


Ett exempel på skillnaden mellan information och data

Här följer ett exempel som gör det hela lite mer begripligt.


Lisa är en låntagare på ett bibliotek. Därför har hon ett lånekort och är registrerad i bibliotekets databassystem.


Exempel på data i det här sammanhanget är det som finns registrerat i datasystemet när det gäller Lisas lånekort:

  • Kortnummer:      011185766625

  • Utgångsdatum:      2025-12-31

  • Låntagarens      namn: Lisa Andersson

  • Låntagarens      adress: Skogsgatan 1, 112 12, BORLÄNGE

Följande mening är däremot information: “Lisa är intresserad av historia. Hon går ofta till biblioteket och lånar böcker”. Det krävs en mottagare som är kapabel att tolka meningen för att den ska bli meningsfull och därför är det information och inte data.


Information och GDPR

Om vi tänker på GDPR igen så är alltså personinformation ett uttryck för vad vi vill komma ihåg om en person och persondata beskriver hur vi har realiserat det genom att lagra data på ett särskilt vis (databas, e-post, post-it-lappar, personalliggare osv.).

Men det finns en tredje enhet när det gäller Information och Data, nämligen själva Föremålet. I fallet med GDPR så är det personen, den fysiska förekomsten med dess inneboende kvaliteter och egenskaper.


Vad säger standard?

Inom området för verksamhetsarkitektur har olika skolor vuxit fram där en del inte skiljer på det medan andra gör det. På aRway har vi valt att följa Professor Scheers forskning och SAP:s tillämpning av den. Detta stöds även av forskning från bland annat Global University Alliance.


Uppdelningen är enkel:

  • Business Object

  • Information Object

  • Data Object

Engelska är universalspråket inom Enterprise Architecture och detta översätts till svenska som verksamhetsobjekt, informationsobjekt och dataobjekt.


Vad betyder det då? Här kommer ett försök till att beskriva det utifrån ett exempel med en Loka-flaska.


Exempel: Tillverkning av en Loka-flaska

Vad är en Loka-flaska, egentligen?

Vid första anblicken av en Loka-flaska ser de flesta en behållare som innehåller kolsyrat vatten, men frågar man en marknadsförare på kommunikationsavdelningen är det en produkt som släcker törst och som finns i flera olika förpackningsstorlekar.

En flaska Loka

Ställer du samma fråga till logistikchefen ger han eller hon förmodligen svaret att den specifika flaskan tillverkades i en batch ett visst datum och levererades via ett distributionscenter till en dagligvaruhandlare. Systemet som utformar etiketten visar att det finns attribut som ska fyllas i för att etiketten ska vara fullständig: ”Bäst-före-datum”, ”Ingrediens - Salt” och en länk till en grafisk databas som lagrar bilder och logotyper.


En Loka-flaska kan alltså betyda väldigt olika saker för olika intressenter.


Olika intressenter har olika behov

Tillverkningsprocessen producerar massor av flaskor med precis rätt mängd och med etiketten placerat på rätt ställe. För en verksamhetsarkitekt beskrivs det som ett verksamhetsobjekt.

För att följa lagar och regler måste vi spara en mängd information om en Loka-flaska: tillverkningsinformation, innehållsinformation, logistikinformation och försäljningsinformation. För en verksamhetsarkitekt beskrivs det som ett informationsobjekt.

För att hantera all denna information har vi infört ett antal IT-system där informationen är strukturerad i relationsdatabaser som utformats med exakta specifikationer om vad ett attribut ska heta och vilken datatyp (datum, heltal, text) som kan lagras.

För att effektivt överföra data från databasen skapas en samling av data som är relevanta för mottagaren. Data ska till exempel överföras till en laserskrivare som etsar fast datum och batch-nummer på flaskan. För en verksamhetsarkitekt beskrivs det som ett dataobjekt.


Sammanfattning

  • Verksamhetsobjekt - ett verkligt ting

  • Informationsobjekt - information om ett verkligt ting

  • Dataobjekt - realiseringen av information om ett verkligt ting


Metaobjekt: I32 Verksamhetsobjekt, I31 Informationsobjekt och D41 Dataobjekt

Slutsatser

För att kunna gå från en idé till realisering, för att kunna sätta upp en effektiv tillverkning med data som överförs mellan IT-system och maskiner har det visat sig vara nödvändigt att skilja på information och data.


Det gäller oavsett om anledningen till kartläggningen är GDPR eller robotisering.

Om du tycker att GDPR-arbetet har gått trögt och är alltför komplext så kanske det här är en av anledningarna; har ni missat att skilja mellan information och data?


Kontakta oss om ni behöver hjälp med ert arbete!


Vill du komma en bit på vägen själv så kan du ladda ned PrimeArch-appen som är helt gratis. Ladda ned genom länken nedan.


Ladda hem Prime Arch-appen redan i dag

Med hjälp av ramverket Prime Arch är det möjligt för såväl stora som små organisationer att snabbt komma igång med verksamhetsarkitektur som gör stor nytta för verksamheten. Det handlar om att effektivisera och förbättra de avgörande processerna, allt för att kunna leverera de tjänster eller produkter som kunderna efterfrågar.


Ofta sker det genom inledande workshops där personalen tillsammans kartlägger de gemensamma processerna. Genom att samla alla som jobbar mot samma mål kan en rad synergieffekter uppstå. I ett senare skede är det möjligt att tillsammans titta på förbättringspotential för processerna, ett både meningsfullt och stimulerande arbete som kan leda till att verksamheten förbättras och effektiviseras avsevärt.


Ladda gärna hem Prime Arch-appen för att lära dig mer och komma igång. Där hittar du massor av material och bra exempel gällande hur verksamhetsarkitektur kan komma till nytta inom olika typer av organisationer. Prime Arch samlar det bästa från de främsta EA-standarderna, vilket gör att ni slipper leta bland olika standarder för att hitta något som går att tillämpa på er verksamhet. Väljer ni Prime Arch är det arbetet redan gjort!

Comentarios


bottom of page