Med hjälp av verksamhetsmodellering och visualiseringar av verksamhetens processer är det möjligt att effektivisera och optimera arbetssätt. Metoden skapar möjligheter för olika delar av organisationen att få ett gemensamt språk, och därmed en gemensam bild av de processer som leder fram till att tjänster eller produkter produceras. I den här texten kommer vi titta närmare på en specifik och viktig komponent i arbetet med verksamhetsmodellering, nämligen det som kallas verksamhetsobjekt.
Vad är då ett verksamhetsobjekt i modelleringssammanhang? Ett verksamhetsobjekt är en representation av ett verkligt föremål som är av betydelse för verksamheten. Det bör alltså vara en artefakt som är betydelsefull (har ett substantiellt värde) och är påtaglig. Det kan exempelvis handla om en “kundbeställning”, “affärsplan”, “utleverans av varor” eller liknande.
Vad används verksamhetsobjekt till vid verksamhetsmodellering?
Verksamhetsobjekt används för att beskriva värdeförädlingen eller den statusförändring som sker i processen. De används som input och output till och från processer vid verksamhetsmodellering. De kan beskrivas som ett “klister” mellan olika processer. Verksamhetsobjektet representerar värdet (resultat/output) av en process, vilket i sin tur är input till nästa process och så vidare.
Vad är nyttan av att använda sig av verksamhetsobjekt vid verksamhetsmodellering?
Vad är nyttan med detta? Genom att arbeta med verksamhetsobjekt blir det möjligt att visualisera den värdeskapande processkedjan, men också att se vilka beroenden som finns mellan olika processer. Verksamhetsobjekten blir svar på varför varje enskild process utförs. Detta genom att verksamhetsobjektet hela tiden tydliggör vilket värde som kommer ut ur en specifik process och in i nästa för vidare förädling. Det här skapar förståelse och överblick av värdeförädlingen inom organisationen, samt hur de olika processerna är sammanlänkade i förädlingsprocessen.
Modellera fram verksamhetsobjekt genom workshops
Vanligen modelleras verksamhetsobjekt fram genom modelleringsworkshops.
Innan en workshop bokas in är det bra att ta reda på vad som redan finns framtaget. Vissa organisationer har sedan tidigare skapat bibliotek med framtagna processmodeller och processobjekt som med fördel kan återanvändas. Boverket och Sundsvalls kommun har publicerat sina modellbibliotek så att de är tillgängliga för andra. Om ni vill ha inspiration kan ni hitta mer information hos Arkitekturgemenskapen. Arkitekturgemenskapen är ett nätverk där it- och verksamhetsarkitekter i regioner och kommuner utbyter erfarenheter.
Att komma igång med en modelleringsworkshop kan vara svårt på egen hand. Ta gärna hjälp av våra erfarna konsulter som kan facilitera de workshops som ni behöver genomföra. Genom att samla olika delar av organisationen som jobbar i en gemensam process, är det möjligt att få fram en heltäckande bild av processens samtliga steg. Dessutom brukar själva tillfället vara givande genom att personer som sällan träffar varandra får möjlighet att prata om gemensamma mål och hur de kan nås på bästa sätt.
Genom att kartlägga de olika stegen i processen är det möjligt att identifiera eventuella brister eller förbättringsområden. Var och en av deltagarna har möjlighet att bidra med idéer kring hur processen kan effektiviseras.
Börja i liten skala
Börja gärna med en lite enklare process – som ändå är av stor betydelse för er verksamhet. Det är bra om ni redan innan arbetet sätter igång, har en känsla av att det skulle finnas en del förbättringspotential hos den aktuella processen. På så sätt kan ni öka chanserna att väcka intresset för verksamhetsmodellering hos deltagarna.
I takt med att intresset ökar kan ni fortsätta med kartläggningar av övriga verksamhetsprocesser. När det handlar om att bygga upp en fungerande funktion för verksamhetsarkitektur är det klokt att börja i liten skala och sedan utöka funktionen efter hand. På så sätt undviker ni att gå i fällan att ha alltför avlägsna mål som ni aldrig når fram till.
Definitioner av verksamhetsobjekt inom olika standarder
Hur begreppet verksamhetsobjekt används inom olika standarder – inom området verksamhetsmodellering och verksamhetsarkitektur – kan variera. SKR/Inera har samma definition av verksamhetsobjekt som den vi beskrivit ovan. När det gäller Archimate benämns verksamhetsobjekt med begreppet “Business Object” och beskrivs på följande sätt: “ett verksamhetsobjekt representerar ett koncept som används inom ett specifikt verksamhetsområde”.
Inom standarden TOGAF saknas begreppet verksamhetsobjekt, men däremot finns metaobjektet “Physical Data Component” med följande definition på engelska: “a boundary zone that encapsulates related data entities to form a physical location to be held”.
Kontakta oss om ni vill veta mer om verksamhetsobjekt och verksamhetsmodellering
Nu har vi tittat lite närmare på vad ett verksamhetsobjekt är, hur det används inom verksamhetsmodellering och vilken nytta ni kan ha av att använda er av verksamhetsobjekt vid modellering. Vill ni veta mer eller få hjälp med arbetet med verksamhetsobjekt, processkartläggningar, verksamhetsmodellering eller verksamhetsarkitektur i er organisation? Kontakta oss redan idag!