När vi talar om och arbetar med processmodellering och informationsmodeller dyker ofta begreppen data och information upp. Ibland används orden felaktigt synonymt så här avser vi att klargöra den väsentliga skillnad som faktiskt finns mellan koncepten. I den här texten kommer vi titta lite närmare på vad begreppen innebär och vad som egentligen är skillnaden mellan dessa två.
Information och data inom verksamhetsarkitektur och informationsmodellering
När det är dags att komma i gång med verksamhetsarkitektur och informationsmodellering är det viktigt att ha med sig vissa grundläggande kunskaper och färdigheter. Bland annat handlar det om att känna till några centrala begrepp som är återkommande inom området - information och data är två exempel på sådana. Men det behövs också erfarenhet av hur den praktiska processen ser ut när det handlar om att gå från kartläggningar av verksamheten till faktiska förändringar och förbättringar. När den processen finns på plats och är etablerad kan arbetet göra verklig nytta. Här är det möjligt att ta hjälp av en erfaren konsult för att komma i gång.
Med anledning av GDPR har många organisationer, kommuner och landsting börjat kartlägga och klassificera processer och information i en högre grad än tidigare. I det arbetet är det viktigt att kunna skilja mellan information och data. Inom området verksamhetsarkitektur så finns det olika skolor och standarder där vissa skiljer på information och data, medan andra inte gör det. Här har vi utgångspunkten att det är viktigt att kunna skiljer mellan information och data för att arbetet med verksamhetsarkitektur och informationsmodeller ska bli meningsfullt.
Skillnaden mellan information och data
Det är lätt att blanda ihop information och data, men med hjälp av Prime Archs definition av begreppen är det möjligt att särskilja dem åt. Information är fakta om någon eller något som är av betydelse för verksamheten, medan data är information som realiserats i digitalt format för lagring och användning i informationssystem.
Det rimmar väl med de definitioner som Nationalencyklopedin har tagit fram där information är en "generell beteckning för det meningsfulla innehåll som överförs vid kommunikation i olika former", medan data är en "representation av fakta, begrepp eller instruktioner i en form lämpad för överföring, tolkning eller bearbetning av människor eller maskiner". Det som avgör om det är data eller information är om den är i realiserad form för användning i informationssystem eller om det är fakta som är av betydelse för någon. Ytterligare ett närbesläktat begrepp är "Kunskap" som kan definieras som "sammanlänkad information".
Ett praktiskt exempel på skillnaden mellan information och data
Pelle är intresserad av kvantfysik. Han går ofta till biblioteket för att låna böcker om ämnet.
Det här är information, det vill säga en beskrivande text som är till för att informera om Pelle.
Även följande fakta är information: “Jag heter Pelle”
Pelle har ett lånekort:
- Kortnummer: 987654321
- Utgångsdatum: 2028-10-31
- Låntagare: Pelle Karlsson
Det här är data, det vill säga information i realiserad form i ett informationssystem.
Om en bibliotekarie söker i datatabellerna LÅN och BOK kan bibliotekarien se att Pelles intresse verkar skifta från metaller och molekyler till subatomära system då allt fler böcker som han lånat den senaste tiden handlar om subatomära system.
Det här är kunskap. Genom att koppla ihop flera olika datapunkter och olika sammanhang kan man upptäcka mönster.
Kom i gång med verksamhetsarkitektur och informationsmodeller
Det kan finnas en viss tröskel att ta sig över innan arbetet med verksamhetsarkitektur och informationsmodeller börjar göra nytta för en organisation. Vårt tips är att börja i liten skala med ett område som känns angeläget. I takt med att allt fler inom organisationen upptäcker nyttan kan ni utvidga och utveckla arbetet. Det finns gott om hjälp att få för den organisation som själva inte har resurser för att sätta i gång.
Ta gärna hjälp av konsult inom området som kan börja med att facilitera de workshops som behövs för att börja kartlägga era verksamhetsprocesser. När olika delar av organisationen träffas och tillsammans går igenom en gemensam process kan många förbättringsförslag och möjligheter till effektivisering komma fram. Det här är en bra början på er resa inom verksamhetsarkitektur och informationsmodellering.
Prime Arch är ett flexibelt och robust ramverk som samlar det bästa från de mest etablerade standarderna på området. Varför välja en standard när det går att kombinera flera för att få till ett så effektivt ramverk som möjligt? Prime Arch används av en rad organisationer inom olika verksamhetsområden och det finns gott om dokumentation, verktyg och stöd att få när det handlar om att arbeta enligt ramverket. Dessutom finns det ett stort engagemang från användarna som möjliggör kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Det här är ett stort plus för den som behöver stöd i inledningen av processen.
En bra början när det gäller verksamhetsarkitektur och informationsmodeller är att ladda ned PrimeArch-appen som är helt gratis. Klicka på länken nedan.