Steg för steg - så fungerar processmodellering

En processmodell är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar ett värde för en eller flera kunder. Det handlar ofta om en kartläggning och beskrivande bild av hur en verksamhet arbetar och vad man gör i den.

trappa

I den här artikeln tittar vi närmare på vad processmodellering är och hur det går till i praktiken.


Att ta fram en processmodell behöver inte vara särskilt komplicerat, men det kräver en del förkunskaper för att resultatet ska bli användbart. För att modellen ska fylla sitt syfte behöver modellen beskriva det faktiska arbete som utförs, oberoende av hur verksamhetens nuvarande organisation ser ut.


Arbetet ska vara beskrivet med gemensamma begrepp, så att modellen kan förstås på samma sätt av alla som använder sig av modellen. Detaljnivån ska vara anpassad efter modellens syfte, här gäller tillräcklig detaljnivå, men aldrig onödigt mycket detaljer.


Att arbeta med processmodellering

Nu ska vi titta närmare på hur arbetet med processmodellering går till rent praktiskt, steg för steg.


  1. Arbetet med processmodellering sker vanligtvis i workshopform, där en verksamhetsarkitekt eller verksamhetsutvecklare leder mötena. Verksamhetsrepresentanter som är väl bekanta med olika delar av verksamheten står för själva sakinnehållet, medan workshopledaren håller ihop mötet och är expert på själva modelleringsmetoden. Workshopledaren ansvarar också för dokumenteringen och ser till att alla får komma till tals.

  2. Arbetet resulterar i en modell som är förankrad i verksamheten, som kan förstås av alla och där gemensamma begrepp används.

  3. Modellen blir sedan ett levande dokument som kan ligga till grund för interna diskussioner och fortsatt verksamhetsutveckling. Själva workshopformen i sig bidrar också till verksamhetsutveckling eftersom verksamhetsrepresentanter får möjlighet att träffas och prata om gemensamma utmaningar och utvecklingsområden.


För att kunna förbättra något, exempelvis en process eller ett resultat behöver man ändra sättet man utför uppgifter på. Genom processmodellering kan man få en övergripande bild av ens arbetssätt. Arbetet med processer och att skapa förståelig dokumentation kräver motivation och övertygelse från ledningen för att nå ett framgångsrik resultat.


Så kan processmodellen användas i organisationen

Att skapa goda förutsättningar för själva processmodelleringen är en sak. Men säg att det faller väl ut, vad ska modellen sedan användas till? Nu ska vi titta lite närmare på några exempel på hur arbetet med processmodellen kan skapa nytta i en organisation.


  • Ett redskap för kommunikation. För det första är en processmodell ett utmärkt redskap att använda för kommunikation. Det gäller oavsett om det rör sig om verksamhetsförändringar initierade av ledningen, som behöver förankras och förstås av verksamheten - eller om det rör sig om initiativ från enskilda medarbetare som vill förklara för sin omgivning hur verksamheten kan effektiviseras. Genom att visa upp visualiseringen av processen är det möjligt att samtidigt se helheten och fördjupa sig i detaljer kring vissa delar av processen.


  • En grund för verksamhetsutveckling. De gemensamma begreppen skapar goda förutsättningar för en konstruktiv dialog där olika parter och delar av organisationen kan förstå varandra. Detta är själva fundamenten för att möjliggöra verksamhetsutveckling: att verksamheten förstår det egna arbetet och kan prata om det.


  • En väg in i arbetet för nyanställda. Ett annat viktigt användningsområde för en processmodell är vid de tillfällen då det sker förändringar när det gäller de personalresurser som arbetar inom processen. Den som är helt ny behöver verktyg för att snabbt komma in i arbetet och förstå sin egen roll i helheten. Här kan processmodellen utgöra ett utmärkt redskap för att skapa just den förståelsen.


Framgångsfaktorer för att lyckas med processmodellering

  • Håll visualiseringarna uppdaterade. Alla visualiseringar behöver hållas uppdaterade för att de ska fortsätta vara relevanta för verksamheten. Här krävs en organisation eller funktion som har till uppgift att förvalta och ta hand om det arbete som utförs av arkitekterna. Oftast är det samma personer som skapar kartläggningarna som också har bäst förutsättningar att arbeta med att hålla dem uppdaterade över tid.


  • Avsätt tid och resurser. Återigen är det ledningens uppgift att se till att det finns tid och resurser för att ta hand om och förvalta de kartläggningar som genomförts i organisationen. På det sättet är det möjligt att över tid låta arbetet skapa nytta i organisationen.


  • Återanvänd kartläggningarna. Faktum är att med tiden då det kollektiva minnet sviker, så kan processkartläggningarna verkligen komma till nytta. Något som var självklart för några år sedan kan snabbt falla i glömska. Varför ser processen ut som den gör? Vad är syftet med de specifika momenten? Och varför gör vi inte på ett helt annat sätt? Den typen av frågor dyker ofta upp med jämna mellanrum. Och det finns självklart något konstruktivt och sunt i att ifrågasätta den egna verksamhetens processer. Men det är ineffektivt att gång på gång behöva göra en arbetsinsats för att besvara samma frågor som ställdes för bara några år sedan.


  • Använd visualiseringarna som samtalsunderlag. Ett framgångsrikt arbete med processmodellering kommer på sikt att leda till en mer effektiv verksamhet. Man kan se verksamhetsutveckling som målet för arbetet med processmodellering, där visualiseringarna och samtalen om den egna verksamheten är nödvändiga steg på vägen mot denna verksamhetsutveckling.

Läs vidare

Vill du läsa mer om processmodellering? Klicka här för att läsa om process i Prime Arch appen.

Du kan också ladda ner appen i Appstore eller Google Play.