- Filip Hammarlund berättar om varför.
En processmodell är en visualisering av en arbetsprocess - från start till mål. Modellen kan användas för att hitta ett gemensamt språk kring det egna arbetet, för att utveckla och optimera arbetsprocessen samt för att hantera olika typer av förändringsarbete. Modellen hjälper oss att se ett visst värde i form av input som förädlas till ett annat värde i form av output
-Filip Hammarlund, Verksamhetskonsult på aRway
Men vad är skillnaden mellan en process och ett värde av något slag i en processmodell? Hur används de på bästa sätt? Och varför är det nödvändigt att arbeta med såväl process som värde i en modell? De frågorna ska vi fördjupa oss i nu.
Input, output och process
Processmodellering och processkartläggning sker ofta i form av en workshop, där workshopledaren (ofta en verksamhetsarkitekt) håller i workshopen och samlar in all den information som behövs för att kunna beskriva processen på ett rättvist sätt. Den som leder workshopen är också expert på själva visualiseringsmetoden och vet vilka olika typer av komponenter eller symboler som är relevanta att använda för att beskriva den aktuella processen.
-Filip Hammarlund
Vanligtvis består en process av tre olika komponenter: input, process (en samling aktiviteter) och output. Input kan även kallas för trigger och är det som aktiverar processen. Output kallas också för resultat och är processens mål eller utfall - ofta en leverans i form av en produkt eller tjänst till en kund. Men det kan även handla om en intern leverans. En aktivitet är det som görs inom processen och som steg för steg transformerar input till output. Det är enbart i aktiviteterna som det faktiskt händer något - input och output är helt statiska.
Ibland är det svårt att avgöra vilken detaljeringsgrad som ska användas vid en processkartläggning. Tumregeln är att utgå från syftet med kartläggningen och utifrån behoven avgöra vilken detaljeringsgrad som är nödvändig. Oftast är det bäst att börja på en mer övergripande nivå och sedan fördjupa de delar som är mest avgörande för det specifika syftet,
säger Filip.
Med hjälp av de system som arkitekter använder för att visualisera processer är det möjligt att visa kartläggningen ur olika perspektiv och med ett valfritt antal lager. På det sättet går det att variera detaljeringsgraden beroende på vilka det är som ska titta på modellen samt beroende på syfte och behov vid det specifika tillfället.
För den ovana arbetsgruppen kan det vara en stor fördel att använda enkla symboler, som så långt det är möjligt är självförklarande. Det ska gå snabbt att förstå vad en viss symbol har för betydelse.
Se helheten och vilka aktiviteter som påverkar varandra
Processmodeller innehåller dessutom vanligtvis fler symboler, till exempel för olika roller som visar vem som utför en aktivitet eller vem som ansvarar för den. Det förekommer också symboler för andra resurser samt IT-system. En karta som saknar såväl input som output lider ofta av den bristen att flödet blir sekventiellt även om aktiviteterna inte utförs efter varandra, utan snarare sker parallellt. Objekten hjälper oss att se helheten och vilka aktiviteter som verkligen påverkar varandra, samt på vilket sätt. Om vi enbart arbetar med aktiviteter är det lätt att de hamnar i ett sekventiellt flöde oavsett hur den sanna bilden ser ut.
Lär dig mer om processmodellering och processkartläggning
Processkartläggningar kan verkligen göra skillnad i en organisation, när de blir något mer än en pappersprodukt. Det gäller att ha den kompetens som krävs för att veta hur arbetet ska omsättas till praktik. En processmodell kan vara startskottet för ett större förändringsarbete, där modellen ligger till grund för den gemensamma diskussionen om hur en process kan effektiviseras och optimeras.
Att komma i gång med de olika symbolerna och deras betydelser i en processmodell kan innebära en viss tröskel. Men när koncepten är etablerade och alla inblandade har förståelse för de olika symbolerna så underlättar de verkligen förståelsen för processen. En processutvecklare eller verksamhetsarkitekt är väl lämpad för att introducera symbolerna och deras betydelser för resten av organisationen. Representanterna för verksamheten behöver inte vara experter, det räcker om de känner till de mest grundläggande och vanligt förekommande symbolerna.
När processkartläggningen är klar är det viktigt att ta fram en målbild och handlingsplan som utgår ifrån den analys som gjorts med kartläggningen som grund. Målbilden ska beskriva hur ni vill förändra och förbättra processen. Handlingsplanen ska vara en konkret plan som är tidsatt med aktiviteter och ansvariga. Målbilden och handlingsplanen är era verktyg för att säkerställa att kartläggningen inte blir en pappersprodukt som hamnar i byrålådan. Se till att målbild och handlingsplan är förankrade med berörda chefer.
Ledningens engagemang är många gånger helt avgörande för att få se resultat av arbetet. Det man kan göra härifrån är att sedan gå vidare med att koppla ihop och se över vilka förmågor, projekt, applikationer och organisatoriska enheter som går att koppla med de processerna man har beskrivit för att skapa bättre analysunderlag
-Filip Hammarlund
Är du intresserad av att lära dig mer om processkartläggningar, processer och objekt? Ladda hem vårt whitepaper och läs mer.