Hur detaljerad ska en processkarta vara?

Uppdaterat: 23 maj


En processkarta beskriver en verksamhetsprocess, från dess början till någon form av leverans samt alla steg däremellan. Oftast tas processkartan fram tillsammans med de som arbetar i processen och kan den bäst. Arbetet brukar ledas av en processutvecklare, verksamhetsutvecklare eller verksamhetsarkitekt. När processkartan är klar kan den användas för att se utvecklingsområden och optimera processen. Men hur detaljerad behöver en processkarta vara? Det ska vi titta närmare på i den här artikeln.


Hur vet man vilken detaljeringsgrad som är relevant för ett visst syfte? När är det läge att förenkla? När är det bättre att fördjupa sig och göra bilden mer detaljerad? Här kommer vi dela med oss av några goda förhållningssätt när det handlar om att svara på de frågorna.


Vad är syftet med processkartan?

Det första du behöver fundera på är vad syftet med processkartan är. Ofta är syftet med kartläggningen att på sikt utveckla verksamheten. Man vill veta hur nuläget ser ut för att kunna bedöma vilka insatser som behöver göras för att få till en bättre helhet. När det handlar om att identifiera specifika områden som kan behöva utvecklas är det ofta bra att gå på djupet och även kartlägga detaljerna.


När arbetet sedan är klart är det sällan den detaljerade kartläggningen som är intressant för andra att titta på. Ska till exempel kartan visas för chefer och ledningen? Då är det bättre att skala bort detaljerna och visa på helheten, en helhet som är lättillgänglig och begriplig för den som inte arbetar i processen eller är insatt i detaljerna. För mycket detaljer kan upplevas som alltför komplext och avskräckande.


Den programvara som används för att visualisera processen har oftast funktionalitet som tillåter dig att minska eller öka graden av komplexitet i den vy som visas upp för tillfället. På det sättet kan du anpassa kartan utifrån den målgrupp som är mottagare av informationen.


Ett exempel på ett syfte med en kartläggning kan vara att det ska ske en implementation av ett nytt IT-system. För att veta hur systemet ska implementeras och vilka övriga komponenter som systemet behöver prata med så behövs en relativt detaljerad kartläggning.


Att underlätta medarbetarnas vardag

Ett annat vanligt syfte med en processkartläggning är att ta fram en bild av det arbete som görs. Bilden ska fungera som en slags instruktion eller vägledning till medarbetarna i det dagliga arbetet. Kartläggningen kan fungera som ett referensmaterial för medarbetarna när de inte vet vad nästa steg i arbetet är tänkt att vara. I det här fallet är det klokt att koppla manualer och checklistor till de olika aktiviteterna. Det underlättar för medarbetaren när det handlar om att använda kartan för att utföra sitt arbete.


Om kartan ska användas för att styra hur och vad medarbetarna gör, är det oftast nödvändigt med en högre detaljeringsgrad. Handlar det snarare om att medarbetarna behöver en kartläggning för att de ska minnas de olika aktiviteterna på en övergripande nivå, så kan detaljeringsgraden vara betydligt lägre. Om du litar på medarbetarnas kompetens och deras förmåga att utföra arbetsuppgifterna på bästa sätt, finns knappast något behov av en hög detaljeringsgrad. Är det däremot väldigt komplexa arbetsuppgifter som kräver styrning på detaljnivå, så kan det vara motiverat med hög detaljeringsgrad, och då handlar det förstås inte om brist på tillit.


Att förstå den egna verksamheten

Ytterligare ett syfte med en processkartläggning kan vara att förstå den egna verksamheten. Genom att skapa en gemensam förståelse för det egna arbetet är det möjligt för medarbetarna att börja prata om hur verksamheten kan förbättras. Här är det oftast låg detaljeringsgrad som gäller. Du vill förmodligen kunna använda kartläggningen i en rad olika sammanhang och då är det viktigt att det är möjligt för de flesta att förstå och ta till sig beskrivningen.


En viktig poäng med processkartläggningar som är till för att medarbetarna själva ska förstå det egna arbetet är att hitta gemensamma benämningar för de delar som ingår i arbetet. Ett gemensamt språk är en förutsättning för att det ska vara möjligt att nå fram till varandra och faktiskt prata om samma sak och inte bara tro att det är det som sker.


Så huvudregeln är att det är syftet med processkartläggningen som avgör detaljeringsgraden. Om du fortfarande har svårt att avgöra om en specifik processkartläggning ska vara detaljerad eller på en övergripande nivå kan en tumregel vara att det är bättre att börja på en övergripande, enkel nivå. Sedan kan du öka detaljeringsgraden i takt med att du upptäcker att det finns behov av mer fördjupning. Då har du inte slösat någon tid på att titta på detaljer som ingen ändå är intresserad av eller som ni inte har någon nytta av att känna till.