Statistiken visar att de flesta IT-projekt blir försenade. Vad beror det på? Är det en övertro på möjligheterna att IT ska lösa våra problem? Många gånger är det verksamheten och verksamhetens processer och brister i arbetet med processkartläggningen som är det mest kritiska när det handlar om att genomföra större förändringar. För ett projekt innebär alltid en större förändring - det är själva definitionen av ett projekt - något som genomförs inom en avgränsad tid för en viss summa pengar. Här kommer vi att titta närmare på hur ramverket Prime Arch kan användas för att skapa goda förutsättningar för att lyckas med förändringsarbete, både i projektform och i andra former genom processkartläggning.
Genom att kartlägga nuläget och det önskade läget med hjälp av processkartläggningar och verksamhetsmodellering är det möjligt att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för ett IT-projekt eller annat projekt att lyckas. Med lyckas menar vi i det här sammanhanget att projektet ska leverera enligt förväntan, inom uppsatt tid och inom budget.
Processkartläggningen börjar med ett Nu- och börläge
Det är här som verksamhetsarkitekterna kommer in i bilden. Genom att kartlägga och visualisera nuvarande processer med processkartläggning kan en nulägesbild ritas upp. Då blir det ofta tydligt för verksamheten vad som behöver förändras i och med införandet av exempelvis ett nytt IT-system. Därmed är det möjligt att visualisera börläget, det vill säga den bild av processerna som verksamheten ser framför sig när allt fungerar optimalt.
Nu- och börläget blir till två grundbultar i förstudien genom processkartläggning inför det kommande projektet. Bilderna blir något att luta sig mot när nya personer ska introduceras i projektet, när referensgrupper ska tillfrågas eller när IT-arkitekterna behöver veta vilka processer ett visst IT-system ska stödja.
Så hjälpte Prime Arch till med processkartläggning i Får Jag Lov-projektet
Inom Får Jag Lov-projektet som Boverket driver med finansiering från Vinnova används Prime Arch som arkitekturmodell för att genomföra processkartläggningen.
Får Jag Lov-projektet handlar om att skapa digitala verktyg för samtliga delar i de processer som rör samhällsbyggnad, exempelvis bygglovsprocessen. Genom att skapa enkla och intuitiva digitala verktyg för medborgare och företag hoppas Boverket kunna stimulera samhällsbyggandet.
Prime Arch är ett kraftfullt men samtidigt enkelt ramverk som kan användas för att beskriva vilken typ av verksamhet som helst. Prime Arch är en sammansättning av det bästa från de bästa arkitekturramverken inom området verksamhetsarkitektur. Ramverket är beprövat och har visat sig skapa stor nytta inom diverse projekt och verksamheter.
Informationsmodellering och processkartläggning
I de inledande faserna av projektet har informationsmodellering och processkartläggning stått på agendan för att skapa förutsättningar för en framtida realisation och implementering av verktygen. Denna modellering ligger till grund för det modellbibliotek som successivt växt fram och som publiceras publikt så att kommuner, myndigheter och andra nationella projekt inspireras av och hämta värdefull information att använda i sin egen verksamhet.
Får Jag Lov-projektet är ett utmärkt exempel på hur ett ramverk som Prime Arch kan skapa nytta. Genom en tydlig verksamhetsmodellering blir det möjligt för samtliga deltagare i projektet att få en gemensam bild av förutsättningarna inför det arbete som ska genomföras.
Tack vare modellbiblioteket och den formaliserade informationen är det möjligt att bygga system som stödjer de verksamhetsprocesser som är kopplade till samhällsbyggandet, exempelvis bygglovsprocessen. Inom projektet var det möjligt att gå från oenighet och processmodeller som inte var samstämmiga till en enighet kring en enda, generell process för alla delar som rör bygglov.
Nyttan av Prime Arch inom och utanför projekt
Förhoppningsvis kan Får Jag Lov-projektet utgöra en förebild för hur Prime Arch kan användas för att skapa nytta i projekt. Samtidigt är användningsområdet för Prime Arch inte på något sätt begränsat till arbete i projektform. Även inom det område som brukar kallas för förvaltning (eller systemförvaltning om det handlar om IT-system) finns det behov av kartläggningar av processer och visualiseringar när det kommer till nu- och börlägen.
Inom ramen för förvaltningen sker mindre förändringar som inte behöver formaliseras till projekt och drivas med en tillfällig projektorganisation på plats. Istället sker arbetet inom befintliga arbetsgrupper och med de mandat som redan finns inom förvaltningen, men behoven av processkartläggningar och informationsmodellering kan vara lika tydliga här som i vilket projekt som helst. Eftersom förändringarna (även om de är små) handlar om att stötta verksamheten är bilden av verksamhetens processer, och de behov som finns i processerna, många gånger avgörande för resultatet. Genom att hålla de viktigaste verksamhetsbeskrivningarna korrekta, aktuella och tillängliga går det snabbare att komma igång med ett förändringsinitiativ då man slipper börja från blankt papper och resultatet förs sedan in i modellbiblioteket för att sedan användas på nytt. Återvinning och cirkulärt arbetssätt ligger ju helt rätt i tiden!
Prime Arch-appen ger dig de praktiska tips, vyer och studier som du behöver för att komma igång.