Det Vinnova-finansierade projektet “Får jag lov?” drivs av Boverket i samarbete med flera andra myndigheter, högskolor, kommuner och programvaruutvecklare. Projektet syftar till att utveckla digitala tjänster som främjar samhällsbyggandet, med särskilt fokus på att effektivisera och modernisera bygglovsprocessen med stöd av digitalisering och verksamhetsmodellering.
Prime Arch och digitalisering av bygglovsprocessen
“Får jag lov?” syftar till att utveckla digitala tjänster som stöder hela bygglovsprocessen, från idéstadiet till slutbesked. Tjänsterna ska stödja varje steg i processen, inklusive bygglov, startbesked och kontrollfas, och vidare till slutlig arkivering av alla nödvändiga handlingar i en e-arkivlösning. Med hjälp av ett digitalt dokumenthanteringssystem blir det enklare att hantera och strukturera de dokument och den information som genereras genom hela bygglovsprocessen.
Förstudien för projektet påbörjades hösten 2015, och projektet har därefter, med stöd av Vinnova, tagit fram process- och informationsmodeller som numera finns tillgängliga i ett modellbibliotek. Detta bibliotek är unikt i sitt slag och hanterar byggprocessens information på fem olika nivåer, vilket ger en formaliserad struktur för projektets dokumenthantering och informationsflöden.
Modellbiblioteket – En unik resurs för byggprocessen
Det modellbibliotek som utvecklats inom “Får jag lov?” är en banbrytande resurs inom dokumenthantering för byggprojekt. Här samlas och struktureras all information kopplad till byggprocessen, vilket underlättar dokumenthanteringen och bidrar till en enhetlig standard för hur byggprojekt kan administreras. Modellbiblioteket har nu blivit en del av Boverkets ordinarie arbete och fungerar som vägledning för digitala arbetssätt i samhällsbyggnadsprocesser.
Informationshantering över dokumenthantering
En central insikt från projektet är vikten av att fokusera på informationshantering snarare än enbart dokumenthantering. Många organisationer, särskilt inom den kommunala sektorn, har ett bra dokumenthanteringssystem men saknar ofta struktur för att hantera informationen inom dokumenten på ett sätt som stöder en bredare process. Denna processdokumenthantering innebär att dokument delas upp i informationsentiteter som enklare kan kopplas samman, uppdateras och användas i olika delar av projektet. En liknande insikt kan tillämpas på andra organisationer som också behöver utveckla sina informationshanteringssystem.
Prime Archs roll i "Får jag lov?"-projektet
Prime Arch är ett kraftfullt ramverk för verksamhetsmodellering som använts i “Får jag lov?” för att skapa en tydlig och strukturerad arkitektur. Prime Arch samlar det bästa från flera EA-standarder, vilket gör det till ett idealiskt verktyg för att beskriva och strukturera projekt och processer. Genom Prime Archs kompatibilitet med SKL/Ineras arkitekturramverk har projektets arkitektmodeller kunnat integreras effektivt, och kompetenta modellerare har varit länken mellan verksamhetsbehov och tekniska krav.
Modellerarna i projektet har också dokumenterat allt arbete som genomförts och genomfört kompetenshöjande aktiviteter för att säkerställa en enhetlig användning av Prime Arch som arkitekturstandard.
Användning av Prime Arch och dokumenthanteringssystem i andra projekt
Användningen av Prime Arch inom “Får jag lov?” har skapat mervärde både inom och utanför projektet, och har inspirerat andra organisationer att använda verksamhetsmodellering för att effektivisera sina processer. Genom att använda ett integrerat dokumenthanteringssystem som stödjer verksamhetsmodellering kan företag och myndigheter bättre strukturera sina dokument och processer, vilket förbättrar både informationshantering och resursanvändning.
Prime Arch har visat sig vara särskilt värdefullt i projekt där dokumenthantering är komplex, som inom bygglovsprocessen. Att kunna använda Prime Arch för att analysera och förbättra informationsflöden kan skapa stor nytta för organisationer som behöver ha ordning på både dokumentation och data.
Vikten av processdokumenthantering och informationshantering
För företag och myndigheter som arbetar med stora mängder dokument är det viktigt att fokusera på en processbaserad dokumenthantering. Genom att se dokument som informationsresurser som kan struktureras och användas effektivt, kan ett dokumenthanteringssystem integreras med processdokumenthantering för att stödja hela verksamheten.
Många organisationer har utvecklat starka system för dokumenthantering, men har samtidigt en begränsad översikt över hur informationen i dessa dokument kan användas och kategoriseras. Genom verksamhetsmodellering kan företaget få en tydligare bild av informationsflödena och bättre förstå hur dessa dokument stöder projekt och processer.
Prime Arch och verksamhetsmodellering – för bättre informationsstruktur
Prime Arch gör det möjligt att beskriva och visualisera verksamhetens processer och informationshantering på ett tydligt sätt. Detta hjälper både befintliga och nya medarbetare att förstå hur organisationen fungerar och hur dokumenten hanteras i olika delar av verksamheten. Intresset för verksamhetsmodellering har ökat markant de senaste åren, eftersom många organisationer inser vikten av att visualisera sin verksamhet för att få en bättre översikt.
Med Prime Arch kan organisationer strukturera sina informationsresurser och förbättra sin process för dokumenthantering. Appen erbjuder vyer, praktiska tips och exempel på hur andra organisationer har använt verksamhetsmodellering för att skapa bättre översikt och förståelse för sina informationsflöden.
Lär dig mer om verksamhetsmodellering med Prime Arch-appen
Prime Arch-appen är ett kraftfullt verktyg som ger dig tillgång till de resurser du behöver för att skapa en effektiv informationshantering och dokumenthantering inom projekt. Genom att använda Prime Arch kan ni utveckla en välstrukturerad verksamhetsmodell som tydliggör organisationens mål och strukturerar informationshanteringen på ett hållbart sätt.
Ladda ner Prime Arch-appen för att få tillgång till vyer och praktiska tips som hjälper er att implementera verksamhetsmodellering och förbättra er dokumenthanteringsprocess. Skapa en tydlig översikt över er informationsstruktur och dra nytta av de insikter som Prime Arch erbjuder för en bättre och mer effektiv dokumenthantering.