Vad är processmodeller och vilken användning kan företag och andra organisationer ha av processmodeller? Svaret är att en processmodell visar hur en verksamhet bedrivs; processmodellen beskriver de aktiviteter som leder fram till att verksamheten skapar värde för användarna eller kunderna i form av tjänster eller varor. En processmodell är en beskrivning av verksamhetens processer - det handlar alltså om det arbete som utförs inom organisationen. Processmodellen visar vad som görs för att nå de mål som organisationen har satt upp.
En processmodell är inte svår att förstå för en utomstående. I den här artikeln kommer vi titta närmare på hur ni kan arbeta med processmodeller och vilken nytta er organisation kan ha av dem.
Processmodeller kan knyta samman olika relevanta verksamhetsperspektiv och det finns en rad olika tillämpningar av processmodeller. För den som är intresserad av att lära sig riktigt mycket finns det en hel del utbildningar inom området, men här kommer du att få en snabb översikt!
Vad kan processmodeller användas till?
Processmodeller kan bland annat användas för effektivisering och verksamhetsutveckling. De kan också användas för att identifiera behov och att kravställa resurser och IT-stöd. De kan ligga till grund för design, analys och implementation för att skapa spårbarhet från affärsmål till lösning och förvaltning.
Processmodeller brukar dessutom användas för utformning av roller, för att fördela ansvar, för att skapa överblick och helhetssyn samt för att beskriva verksamheten för kunder, nyanställda eller andra intressenter. Somliga företag och organisationer använder processmodeller för kompetensutveckling och för att ta fram kvalitetssystem.
Alla företag och organisationer arbetar i processer, oavsett om de är medvetna om det eller ej. Frågan är om processerna verkligen är så effektiva som de skulle kunna vara? Det är omöjligt att veta så länge det inte finns en helhetssyn på processerna. För att skapa denna helhetssyn, synliggöra och medvetandegöra processerna krävs ett instrument som tydliggör vilka aktiviteter som ingår i processerna. Processmodeller fyller precis den funktionen.
Processmodeller kan visa på kostnader, information, kompetens, material, pengar, maskiner och så vidare. Modellerna visar sambanden mellan målen och det värde som skapas. Med hjälp av processmodellerna blir det möjligt att styra, planera, effektivisera och följa upp verksamheten.
När organisationen har en helhetsbild av verksamheten är det möjligt att knyta ihop verksamhetens olika perspektiv. Det kan handla om olika mål, aktiviteter som skapar och förbrukar resurser samt regelmodeller som kopplar verksamhetsregler till aktiviteter. Processkartläggningar kan med fördel publiceras på exempelvis företagets intranät där alla kan se dem och ta del av information om vem som är processägare, vilka delprocesser som ingår, vilka planerade och pågående projekt som finns kopplade till processen samt regler, mallar och rutiner.
Vem använder processmodeller och när används de?
Processmodellerna kan användas av alla i organisationen för att ta del av information om processerna. Mer specifikt brukar följande yrkesroller vara frekventa brukare av processmodellerna: kvalitetsansvariga, kravanalytiker, HR och verksamhetsutvecklare. Processmodellerna kan användas vid planering, styrning och uppföljning samt vid verksamhetsutveckling. Dessutom brukar de användas vid kravställning och behovsanalys när det gäller personal, maskiner, fastigheter, IT-stöd och kompetens. Vid framtagande av kvalitetssystem brukar processmodellerna vara användbara.
Så skapar ni processmodeller
Att ta fram en processmodell behöver inte vara särskilt svårt, men det kräver en del förkunskap och lite erfarenhet om resultatet ska bli bra och användbart. Följande kriterier kan ses som en checklista för att säkerställa att processmodellen blir användbar; processmodellen ska:
Beskriva det arbete som utförs och vilka resurser som krävs för att arbetet ska kunna genomföras
Vara uttryckt med begrepp som är gemensamma inom organisationen, så att alla kan förstå den
Vara så pass detaljerad att den fyller sitt syfte
Inte vara så detaljerad att den blir oöverskådlig
Inte innehålla några självrefererande mål, till exempel vi underhåller vår hemsida för att ha en hemsida
Processmodeller tas lämpligtvis fram i workshops med representanter från olika delar av verksamheten. Det är bra om det finns en processutvecklare eller liknande roll i organisationen som kan leda dessa workshops. Dessutom behövs det någon som dokumenterar det arbete som görs. Den som leder workshopen kan metoden för att kartlägga processen och driver arbetet framåt. Representanterna för verksamheten behöver bara kunna sitt område och följa ledarens instruktioner för att workshopen ska fungera som det är tänkt.
Prime Arch - ett ramverk för era processer
Det finns massor av metoder, ramverk och standarder när det handlar om verksamhetsarkitektur och processmodeller. Prime Arch samlar det bästa från en rad olika standarder, så ni slipper fördjupa er i massor av olika ramverk. Med hjälp av Prime Arch-appen är det möjligt att snabbt komma igång och lära sig mer. Ladda ner Prime Arch-appen redan i dag och ta del av verktyg, andras erfarenheter och mycket mer!