Ett framgångsrikt kravarbete kan sammanfattas i fem punkter:

• Sammanhang
• Omfattning
• Förankring
• Prioritering
• Definiering

Sammanhang handlar om att beskriva det verksamhetsområde som är föremål för den planerade förändringen.  Det är viktigt att klargöra utgångsläget och den förväntade förflyttningen samt de ramar som satts upp såsom tid och kostnad. Det är även viktigt att klargöra de riktlinjer som ska efterlevas i form av referensarkitekturer och regelverk.

Omfattning handlar om att ringa in det område som ska förändras och definiera gränser till omgivande områden. Den övergripande omfattningen av en verksamhetsförändring beskrivs vanligen i termer av förmågor eller processer, men även beskrivningar i termer av organisationer och kundresor förekommer. Ibland är utgångspunkten för förändringen av mer teknisk karaktär och då tar omfattningen sig uttryck i termer av applikationer och plattformar. När den övergripande omfattningen klargjorts (i Prime Arch på nivå 2) är det viktigt att i mer detalj analysera vilka delar av verksamheten som berörs vilket innebär att gå en nivå djupare i beskrivningen till nivå 3, t ex sett till operationella förmågor (F31), processer (P31) och applikationsmoduler (A31) och utifrån dessa identifiera överföring av data (D31).

Bilden nedan är hämtad från Boverket då denna på ett bra sätt beskriver sammanhang och omfattning (blå rutor och texter är pålagda i efterhand).

Förankring handlar givetvis om att engagera berörda intressenter och ta in deras synpunkter och förväntningar, men minst lika viktigt är att klargöra och slå fast viktiga utgångspunkter för det fortsatta arbetet: 

• Värde eller kostnad?
• Stärkt konkurrenskraft eller intern effektivitet?
• Egenutvecklat eller standardsystem?

Svaret på dessa frågeställningar och uppslutningen kring beslutad utgångspunkt är avgörande för om förändringen kommer att bli framgångsrik eller ej. En av de vanligaste anledningarna till att stora förändringsinitiativ misslyckas är att man upphandlar standardsystem men sedan kravställer och anpassar sönder det - en direkt följd av att man inte lyckats förankra utångspunkterna. 

Prioritering handlar om att välja vad som är viktigt och vad som får duga som det är. Utöver den klassiska avvägningen mellan tid, kostnad och kvalitet behöver prioritering ske i två olika perspektiv. Dels ska verksamhetsfunktionerna (F32) ställas mot varandra: vilka verksamhetsfunktioner är avgörande i valet av lösning och vilka verksamhetsfunktioner behöver bara vara tillräckligt bra? Dels ska olika kategorier av icke-funktionella krav ställas mot varandra; såsom användbarhet, effektivitet, tillgänglighet och skalbarhet. För bägge perspektiven är det viktigt att tidigt vara överens om både den övergripande  prioriteringen men även inbördes prioritering.

Definiering handlar om att formulera kraven på rätt sätt. Ett vanligt misstag är att formulera kravet som hur en lösning ska fungera istället för att beskriva behovet. Ett annat vanligt misstag är att formulera kravet på alltför detaljerad nivå, d v s beskrivningen blir alltför specifik vilket ofta leder till att leverantören tvingas att lägga in en anpassning av sin lösning för att möta ett behov som, om det formulerats mindre detaljerat, redan uppfylls av standardlösningen. Bägge dessa misstag leder till onödliga anpassningar av standardlösningar, eller i värsta fall till beslutet att utveckla en helt egen lösning. 

Länkar

• Övergripande sammanhang (Boverket)
• Problem Space and Solution Space (Solutionspace Blog)