En informationsmodell innebär en beskrivning av den information som en verksamhet behöver för att kunna bedrivas. Det kan exempelvis vara information om leverantörer, kunder, tjänster, avtal, produkter, personal och befattningar. För att det ska kallas för informationsmodellering ska informationen vara samlad och strukturerad.
Vad är syftet med en informationsmodell?
Meningen med informationsmodeller är att att de ska fungera som kravställning av den information som verksamheten är i behov av. Eftersom information är en värdefull, verksamhetskritisk tillgång så ska informationen också förvaltas och vidareutvecklas med det i åtanke. Det innebär att organisationens kunskap om hur verksamhetens information relaterar till verksamhetens resurser, mål och processer behöver förvaltas och kommuniceras.
Vem använder sig av en informationsmodell?
Vem kan ha nytta av en informationsmodell? Faktum är att väldigt många skulle ha nytta av en informationsmodell - om de bara visste vad det var och hur modellen kan användas. Informationsmodeller används idag inom en rad olika sektorer.
De yrkesroller som oftast förknippas med verksamhetsmodeller är affärsutvecklare, verksamhetsutvecklare, verksamhetsarkitekter, kravställare och projektledare. Men det är långt många fler roller som kan dra nytta av en högkvalitativ informationsmodell. Tanken är såklart att den ska gynna organisationen som helhet.
Så skapar ni en informationsmodell
En informationsmodell skapas lämpligen under en workshop med deltagare som verkligen är insatta i den verksamhet det handlar om. Det finns en rad olika beprövade modeller och metoder att använda sig av vid framtagningen av en informationsmodell. Använd gärna någon av dessa, så slipper ni uppfinna hjulet på nytt. Workshopen bör ledas av en person med rätt erfarenhet och som gärna har en begreppsmodell som kan användas som utgångspunkt. Det är viktigt att alla överens om betydelsen av de ord som används, så att alla förstår varandra.
Om det inte finns en begreppsmodell sedan tidigare kan det bli nödvändigt att ta fram en sådan. Det handlar om en modell för verksamhetens mest centrala begrepp. Målet är då att ta fram beskrivningar av de vanligaste begreppen som används i verksamheten. Med andra ord: att förklara verksamhetens språk - samt vilka termer som används för att kommunicera begreppen och relationerna mellan begreppen. En begreppsmodell är oftast mindre och mer övergripande än en informationsmodell.
En informationsmodell kan ha stor ekonomisk betydelse
En informationsmodell kan ligga till grund för hur medarbetare lagrar och söker upp information om den verksamhet som pågår inom organisationen. Därför behöver förändringar i en informationsmodell ta hänsyn till den information som redan finns i verksamhetens systemportfölj.
Informationsmodellen ska helst vara så flexibel att den kan hantera olika typer av förändringar i omgivningen utan att den befintliga informationen i de befintliga systemen behöver ändras. Informationsmodellen ska också vara oberoende av hur verksamheten är organiserad för tillfället. Som vi alla vet kan organisationsförändringar tidvis dugga tätt.
Okunskap om informationsmodeller leder till höga kostnader för samhället
Tyvärr leder bristande kunskaper om informationsmodeller och nyttan med informationsmodeller till onödigt höga kostnader för offentliga organisationer. Det handlar exempelvis om onödigt kostsamma systemintegrationer eftersom informationsstrukturen i respektive system inte bygger på en gemensam informationsmodell. Med en gemensam informationsmodell för hela organisationen och samtliga system blir systemintegrationer betydligt smidigare och mindre kostsamma.
Med hjälp av informationsmodellering är det möjligt att skapa goda förutsättningar för effektiv och kvalitativ systemutveckling och verksamhetsutveckling. Med hjälp av informationsmodellering är det möjligt att skapa en gemensam bild av den avgörande informationen för ett projekt eller en verksamhet.
Målet med informationsmodellering
Målet med informationsmodellering är skapa bilder med beskrivningar som innehåller detaljerad information om de olika elementens egenskaper och hur de förhåller sig till varandra. Exempelvis kan det handla om att beskriva hur en viss säljorder ser ut - samt hur den förhåller sig till kund, produkt och leverantör. Modellen kan ha flera olika vyer som innehåller olika delmängder och som kan rikta sig till specifika delar av organisationen.
En informationsmodell kan bland annat användas för att förenkla arbetet med att ta fram kravspecifikationer. Modellen kan även komma till användning vid arbete med att utforma användargränssnitt, som underlag för att testa design samt för att öka möjligheterna att bygga upp en hållbar och flexibel datamodell.
Det är inte svårt att förstå att många organisationer - såväl offentliga som privata - skulle ha stor nytta av att arbeta mer med informationsmodeller. När organisationen har en samlad och gemensam förståelse för de termer och begrepp som används för att bedriva verksamheten - och när relationerna mellan olika typer av information är fastställd underlättar det på många sätt. Det blir lättare att implementera nya system och att integrera dem med andra, redan befintliga system. Fördelarna är många - börja i liten skala och lär er mer i takt med att ni upptäcker nyttan med era informationsmodeller!
Vill du lära dig mer om verksamhetsmodellering?