Vad är skillnaden mellan information och data?
Ett sätt att beskriva skillnaden mellan information och data är att säga att information är ett uttryck för vad vi vill komma ihåg medan data är hur vi har realiserat det genom att lagra data på ett visst sätt.
Alla företag har med anledning av GDPR behövt kartlägga och klassificera processer och information i en omfattning som de flesta tidigare inte varit i närheten av. Inte sällan har arbetet påbörjats av den juridiska enheten, tagits över av personalavdelningen som har mest av personinformation, för att till sist bli IT-avdelningens fråga att lösa. ”Ni har ju bäst koll på vilken data vi har i våra system”, brukar det heta.
I min roll som rådgivare angående metodanvändning har jag med förvåning sett hur företag har startat upp stora kartläggningsprojekt utan att fundera på skillnaden mellan information och data.
Så vad var då skillnaden mellan information och data? Här är min enkla definition, igen:
Information är ett uttryck för vad vill komma ihåg. Data är hur vi har realiserat detta genom att lagra det på ett visst sätt.
Citatet bygger på andras standarder, så jag tar inte åt mig äran för att ha gjort uppdelningen, men formuleringen är min egen.
Om vi tänker på GDPR igen så är alltså personinformation ett uttryck för vad vi vill komma ihåg om en person och persondata beskriver hur vi har realiserat det genom att lagra data på ett särskilt vis (databas, e-post, post-it-lappar, personalliggare osv.).
Men det finns en tredje enhet när det gäller Information och Data, nämligen själva Föremålet. I fallet med GDPR så är det personen, den fysiska förekomsten med dess inneboende kvaliteter och egenskaper.
Vad säger standard?
Inom området för verksamhetsarkitektur har olika skolor vuxit fram där en del inte skiljer på det medan andra gör det. På aRway har vi valt att följa Professor Scheers forskning och SAP:s tillämpning av den. Detta stöds även av forskning från bland annat Global University Alliance.
Uppdelningen är enkel:
Business Object
Information Object
Data Object
Engelska är universalspråket inom Enterprise Architecture och detta översätts till svenska som verksamhetsobjekt, informationsobjekt och dataobjekt.
Vad betyder det då? Här kommer ett försök till att beskriva det utifrån ett exempel med en Loka-flaska.
Exempel: Tillverkning av en Loka-flaska
Vad är en Loka-flaska, egentligen?
Vid första anblicken av en Loka-flaska ser de flesta en behållare som innehåller kolsyrat vatten, men frågar man en marknadsförare på kommunikationsavdelningen är det en produkt som släcker törst och som finns i flera olika förpackningsstorlekar.
Ställer du samma fråga till logistikchefen ger han eller hon förmodligen svaret att den specifika flaskan tillverkades i en batch ett visst datum och levererades via ett distributionscenter till en dagligvaruhandlare. Systemet som utformar etiketten visar att det finns attribut som ska fyllas i för att etiketten ska vara fullständig: ”Bäst-före-datum”, ”Ingrediens - Salt” och en länk till en grafisk databas som lagrar bilder och logotyper.
En Loka-flaska kan alltså betyda väldigt olika saker för olika intressenter.
Olika intressenter har olika behov
Tillverkningsprocessen producerar massor av flaskor med precis rätt mängd och med etiketten placerat på rätt ställe. För en verksamhetsarkitekt beskrivs det som ett verksamhetsobjekt.
För att följa lagar och regler måste vi spara en mängd information om en Loka-flaska: tillverkningsinformation, innehållsinformation, logistikinformation och försäljningsinformation. För en verksamhetsarkitekt beskrivs det som ett informationsobjekt.
För att hantera all denna information har vi infört ett antal IT-system där informationen är strukturerad i relationsdatabaser som utformats med exakta specifikationer om vad ett attribut ska heta och vilken datatyp (datum, heltal, text) som kan lagras.
För att effektivt överföra data från databasen skapas en samling av data som är relevanta för mottagaren. Data ska till exempel överföras till en laserskrivare som etsar fast datum och batch-nummer på flaskan. För en verksamhetsarkitekt beskrivs det som ett dataobjekt.
Sammanfattning
Verksamhetsobjekt - ett verkligt ting
Informationsobjekt - information om ett verkligt ting
Dataobjekt - realiseringen av information om ett verkligt ting
Slutsatser
För att kunna gå från en idé till realisering, för att kunna sätta upp en effektiv tillverkning med data som överförs mellan IT-system och maskiner har det visat sig vara nödvändigt att skilja på information och data.
Det gäller oavsett om anledningen till kartläggningen är GDPR eller robotisering.
Om du tycker att GDPR-arbetet har gått trögt och är alltför komplext så kanske det här är en av anledningarna; har ni missat att skilja mellan information och data?
Kontakta oss om ni behöver hjälp med ert arbete!
Vill du komma en bit på vägen själv så kan du ladda ned PrimeArch-appen som är helt gratis. Ladda ned genom länken nedan.