När din verksamhet förändras

Uppdaterat: för 13 timmar sedan


Alla organisationer genomgår förändringar. Det kan vara större eller mindre förändringar under kortare eller längre tidsperioder. Gemensamt för de flesta organisationer är att medarbetarna ofta upplever förändringar som mer eller mindre hotfulla. Osäkerheten kring hur framtiden ska bli kan lätt skapa oro och minskad arbetslust. Verksamhetsarkitektur kan fungera som ett hjälpmedel och verktyg för att underlätta arbetet med verksamhetsförändringar. I den här artikeln ska vi titta närmare på hur det kan gå till.


Verksamhetsarkitektur handlar om alla delar i organisationen och hur de förhåller sig till varandra. Med hjälp av särskilda metoder och verktyg kartläggs organisationens delar som sedan kan visualiseras i olika sammanhang för att skapa en gemensam förståelse för det egna arbetet. Oftast är det verksamhetsarkitekter som besitter den speciella kompetens som krävs för att utföra arbetet.


Vad behöver man tänka på när man arbetar med verksamhetsarkitektur?

Verksamhetsarkitektur kan komma till användning i princip alla typer av organisationer, oavsett om det rör sig om kommuner, landsting, regioner eller företag. Att arbeta med verksamhetsarkitektur innebär att titta på organisationen ur ett större perspektiv. Det handlar om att se att helheten är större än summan av delarna och att alla delar av en organisations verksamhet sker i ett sammanhang där de flesta delar på ett eller annat sätt påverkar varandra.


Att arbeta med verksamhetsarkitektur innebär med andra ord att jobba med hela organisationen som en helhet - kopplat till organisationens verksamhetsstrategier. En grundpelare i arbetet är att ta fram och upprätthålla en visuell modell över organisationen. Det handlar om att beskriva processer, aktiviteter information som används. Dessutom ska det framgå i modellen hur samband mellan processer och aktiviteter ser ut. Till detta kommer de verksamhetssystem som används för att stötta verksamheten. Därmed behöver det även framgå hur den tekniska infrastrukturen ser ut. De olika områden vi nu nämnt brukar på arkitektspråk kallas för domäner.


I arbetet med verksamhetsarkitektur är det viktigt att hitta en balans mellan överblicken och detaljerna. Det får inte bli så övergripande att det blir verklighetsfrånvänt - samtidigt som det inte får bli så detaljerat att det blir helt oöverskådligt. Utgångspunkten för kartläggningen av organisationen är alltid nuläget. Men det kan även vara intressant att titta närmare på hur ett önskat börläge skulle kunna se ut. Utifrån börläget är det möjligt att sätta upp delmål för att på så sätt få fram en snitslad bana mot målbilden.


Att hantera förändringar i organisationen

Att hantera förändringar i en organisation är i hög grad en ledningsfråga, där det finns många aspekter att ta hänsyn till. Det kan handla om allt från psykosociala till fysiska och organisatoriska förutsättningar. Därför är det viktigt att komma ihåg att verksamhetsarkitektur är ett hjälpmedel och ett verktyg i arbetet - inte en definitiv eller slutgiltig lösning på utmaningarna när det förändringar i organisationer.


Men med hjälp av en helhetsbild över organisationen, dess olika delar, processer och aktiviteter är det mycket enklare att se och prata om hur en eventuell förändring skulle påverka organisationen. En verksamhetsarkitekt kan rita om kartan utifrån de tänkta förändringarna och se vilken påverkan det gör på organisationens olika delar. Utifrån en sådan visuell bild är det möjligt att skapa förutsättningar för ett konstruktivt samtal där olika parter pratar samma språk och förstår varandra.


Ett exempel kan vara att outsourca delar av verksamheten eller att flytta delar av verksamheten till en annan ort, eller ett annat land. Ett annat exempel kan vara att byta ut ett verksamhetskritiskt system. Med hjälp av kartläggningen och den visuella modellen är det möjligt att skapa en konsekvensanalys för den specifika föreslagna förändringen. Analysen kan sedan användas proaktivt för att motivera eller visa på värdet av förändringen. Den visuella modellen fungerar också som ett hjälpmedel när det handlar om att se hur organisationens strategier går ihop med den eventuella organisationsförändringen.


Ett kontinuerligt arbete

En organisation som vill se nytta av arbetet med verksamhetsarkitektur behöver se till att det finns en kontinuitet i det som sker. När det gäller arbete med verksamhetsarkitektur så finns det en inledande fas som sätter ramarna för arbetet och etablerar verksamhetsarkitekturen som en funktion inom organisationen. Sedan finns en återkommande förvaltning av arkitekturen som brukar ske i en årscykel. En tredje fas kan vara att intensifiera arbetet när olika typer av förändringar sker i organisationen eller när det är tid att ta fram nya verksamhetsstrategier och handlingsplaner.


Modeller och analyser behöver hållas uppdaterade för att de ska fortsätta vara relevanta och användbara. Här behöver arkitekturfunktionen inom organisationen få den tid och de resurser som krävs. Ibland kan ledningen ha svårt att prioritera detta eftersom den omedelbara nyttan med arbetet inte alltid är uppenbar. Men när det väl gäller och det är skarpt läge brukar det bli uppenbart med värdet av uppdaterade och aktuella visuella modeller och beskrivningar av organisationen som helhet.

9 visningar0 kommentarer

Senaste inlägg

Visa alla