Allt fler företag och organisationer bygger upp arkitekturfunktioner bestående av verksamhetsarkitekter och IT-arkitekter. Arkitekterna hjälper verksamhet och ledning att kartlägga, visualisera och utveckla processer och IT-system. Genom att skapa tydliga bilder av komplexa samband är det möjligt att effektivisera verksamheten och dessutom får ledningen ett bra stöd för att ta långsiktiga och strategiskt väl avvägda beslut.
Arkitekterna använder oftast någon form av EA-verktyg i sitt arbete. Många gånger handlar det om att kunna rita upp processer på ett flexibelt, effektivt och överskådligt sätt. De EA-verktyg som finns på marknaden har särskilda funktioner för just detta. Det kan handla om att kunna rita upp olika typer av objekt (t.ex. roller, funktioner, processer), olika typer av samband mellan objekt samt kunna se visualiseringarna ur olika perspektiv.
Ofta för EA-verktygen med sig en liten kostnad, men med tanke på den funktionalitet som dessa erbjuder, och inte minst den nytta som de kan bidra med, så är det oftast värt investeringen. I den här artikeln kommer vi titta närmare på fördelarna med EA-verktyg, samt argumentera för varför det är en klok och långsiktig investering att köpa in ett EA-verktyg.
1. Gör det komplexa enkelt
Med hjälp av ett EA-verktyg och Enterprise Architecture är det möjligt att göra det komplexa begripligt och överskådligt. En skicklig IT- eller verksamhetsarkitekt kan med hjälp av ett EA-verktyg rita upp en annars svårbegriplig process. Det som är svårt att ha i huvudet är mycket enklare att förstå när det finns en bild som förklarar de olika ingående objekten och hur de hänger samman.
2. Se helheten med hjälp av Enterprise Architecture
När verksamheten eller ledningen får se en helhetsbild över en process är det möjligt att förstå hur olika typer av förändringar av processen påverkar helheten. Först då är det möjligt att skapa en riktigt effektiv process.
Dessutom underlättar helhetsperspektivet när det är dags att genomföra olika typer av effektiviseringar. Genom att se processens alla delar i en bild är det möjligt att avgöra om det är värt arbetsinsatsen eller kostnaden att genomföra effektiviseringen.
3. Ett mer effektivt arbete
EA-verktyget fyller en viktig funktion när det handlar om att ge arkitekterna en möjlighet att visa på de förbättringsområden som finns inom en verksamhetsprocess. När alla som arbetar i en och samma process samlas och tittar på en gemensam bild av processen är det enkelt att se var det skaver och var det finns potential till förbättringar. Arkitekterna kan hjälpa till att förstå och sortera bland de förslag som kommer in.
På sikt kan alltså EA-verktyget bidra till att verksamhetens processer effektiviseras. Att omvandla den nyttan till kronor och ören är kanske inte helt enkelt, men det råder ingen tvekan om att det kan göra en enorm skillnad för en verksamhet när de mest centrala och kritiska processerna får en översyn och kan optimeras.
4. Se verksamheten ur olika perspektiv
Med hjälp av ett Enterprise Architecture-verktyg är det möjligt att skifta mellan olika perspektiv, samt välja hur många dimensioner som ska visas beroende på vad syftet är med visualiseringen.
Ledningen kanske inte behöver se alla detaljer för att kunna ta ett bra beslut, medan den som är expert på någon del av processen kanske önskar se samtliga dimensioner. Med ett bra EA-verktyg är det enkelt att snabbt skifta mellan olika perspektiv. På det sättet kan IT- eller verksamhetsarkitekten förändra bilden beroende på hur ett möte utvecklas eller utifrån vilka frågor som ställs.
5. Hantera förändringar
Alla verksamheter genomgår förändringar. Det kan handla om extern påverkan, som är oundviklig, eller om inkommande interna initiativ som påverkar verksamheten åt ett eller annat håll. Oavsett vilket är det en stor fördel att ha tillgång till ett uppdaterat bibliotek med aktuella verksamhetsprocesser och det är här EA-verktyget kommer in i bilden.
Med hjälp av ett EA-verktyg är det lätt att hålla reda på de olika visualiseringarna och det går snabbt att leta fram en viss processkartläggning. Bilderna kan grupperas och sorteras utifrån verksamhetsområde eller andra önskvärda kategorier. Självklart finns det också sökfunktioner för att hitta fram till rätt process eller delprocess.
En ledning med förståelse för arkitekturarbetet
Att den som arbetar som IT-arkitekt eller verksamhetsarkitekt behöver ett EA-verktyg för att kunna göra sitt jobb råder det nog ingen tvekan om. Men för den chef eller ledningsgrupp som ska ta beslut om att köpa in systemet är svaret på frågan kanske inte lika självklart.
Här handlar det i hög grad om att som ledning vara insatt och medveten när det gäller den nytta som arkitekterna bidrar med. En ledning som har förståelse för arkitekturarbete tvekar knappast när de ställs inför frågan om att köpa in ett EA-verktyg.
Marknaden för EA-verktyg växer och i dag finns det en rad olika programvaror att välja mellan. Efter att ha läst den här artikeln, har du förhoppningsvis fått upp ögonen för några av de olika fördelar som finns med EA-verktyg.
Behöver ni hjälp att komma igång med EA?