Därför behöver du en beskrivning av verksamheten

Uppdaterat: för 5 dagar sedan



En beskrivning av den egna verksamheten kan fylla en rad syften. Beroende på behoven går det att utgå från olika perspektiv när beskrivningen tas fram. Några exempel på perspektiv som vi kommer gå igenom i den här artikeln är IT, förmågor, processer och information. Nyckeln är att utgå från behoven och sedan välja utifrån vilket perspektiv ni ska titta på organisationen.


Rent praktiskt går det ofta till som så att en konsult eller verksamhetsarkitekt faciliterar en workshop där de som arbetar inom det område som ska beskrivas deltar. Tillsammans tar gruppen fram en beskrivande bild - utifrån ett eller flera av de perspektiv vi nämnt ovan - av området. Vi ska nu titta närmare på perspektiven och vad de kan fylla för syften.


Olika perspektiv på verksamheten


Utgå från verksamhetens behov och välj ett eller flera av följande perspektiv när ni tar fram er verksamhetsbeskrivning. Är det IT-miljön som behöver förbättras? Eller behöver ni en bild av vad ni har möjlighet att leverera? I det senare fallet är det förmågor ni ska titta på. Kanske är det en bild av vad ni gör i dagsläget som behövs? Då är det läge för en processkartläggning.


IT


Den digitala arbetsmiljön påverkar oss mer än vad vi kanske inser. För att kunna förbättra IT-miljön för de anställda är det viktigt att ha en helhetsbild över vilka system som finns på plats och hur de relaterar till varandra. Det är här IT-perspektivet kommer in. En IT-arkitekt kan beskriva verksamhetens behov kopplat till applikationer, operativsystem, hårdvara och servrar.


Med hjälp av en helhetsbild över IT-miljön har ni möjlighet att se svaga punkter och fundera över hur systemen kan prata med varandra och kopplas ihop för att den digitala arbetsmiljön ska bli bättre.


Förmågor

En förmåga är något en person besitter i form av möjligheten att utföra en viss handling, det vill säga att kunna lösa en viss typ av uppgift. Att kartlägga förmågor handlar om att titta på vad en organisation kan göra och vad organisationen har möjlighet att leverera. En karta över organisationens förmåga ger bland annat ledningen möjlighet att utforska vilka förmågor som saknas och hur de förmågor som redan finns kan stärkas för att öka effektiviteten eller skapa förutsättningar för nya typer av leveranser.


Processer

En processkartläggning handlar om att titta på vad som görs i organisationen. Den som leder workshopen brukar samla alla som arbetar i en process och tillsammans tar gruppen fram en bild över området. Efter att man fått fram en helhetsbild finns det möjlighet att fördjupa bilden av delprocesser. Dessa kan då ritas upp ännu mer detaljerat. Tillsammans kan gruppen kartlägga vilka brister som finns och var det finns möjlighet att optimera processen.


Visualisera information

Vilken information behandlar ni i er organisation? På vilket sätt är den viktig? Genom att synliggöra informationshanteringen är det möjligt att hitta gemensamma benämningar på information som är av avgörande betydelse för verksamheten. Genom att visualisera vilken information som hanteras är det möjligt att hitta nya och mer effektiva sätt att hantera informationen i verksamhetsprocesserna.


Mall för att beskriva verksamheten

Beroende på vilka behov ni har inom er organisation finns det en rad mallar för att beskriva verksamheten. Men utgå inte från en mall ni har hittat utan börja med behoven och välj sedan mall.


Kanske behöver ni bli mer effektiva? Eller så handlar det om att skapa en bättre IT-miljö? Oavsett vilket så finns det en rad mallar att välja mellan. Ta hjälp av en konsult, verksamhetsutvecklare eller verksamhetsarkitekt som har erfarenhet av att leda den här typen av arbete. Det krävs en viss kompetens när det gäller workshopmetodik och visualisering för att arbetet ska bli effektivt och framgångsrikt. Ofta hittar ni den kompetensen hos just verksamhetsarkitekter.


Att förstå och kunna prata om sin verksamhet är själva grunden för verksamhetsutveckling. Det är först när medarbetarna talar samma språk som de har möjlighet att faktiskt kommunicera med varandra kring de förbättringsförslag som kommer fram.


Verksamhetsbeskrivningar som ett stöd för ledningen

Beskrivningar av verksamheten kan också vara till stor hjälp för ledningen när det kommer till förändringsarbete och prioriteringar. För att kunna fatta väl avvägda beslut om förändringar är det nödvändigt att förstå de konsekvenser som besluten leder till. Med hjälp av en eller flera verksamhetsbeskrivningar är det möjligt att se hur besluten passar in i helheten och hur de påverkar organisationens olika delar.


En verksamhetsarkitekt kan stötta genom att filtrera ut de relevanta perspektiven och visualiseringarna beroende på vilken fråga det är som ska diskuteras. Ofta har ledningen stor nytta av att regelbundet ta hjälp av verksamhetsarkitekten vid planeringsmöten och beslutsmöten.