Om blogg-serien
Verksamhetsutveckling kan ske på många olika sätt.
I sin enklaste form samlas ett gäng kloka personer runt en whiteboard och diskuterar och dokumenterar sina planer sporadiskt i Word och Powerpoint. Med ett minimum av analys och dokumentation beskriver man sina krav och förslag för IT-avdelningen som utvecklar IT-stödet samtidigt som verksamheten uppdaterar sina arbetssätt och informerar berörda. Efter att ändringen införts går man vidare, för att i nästa steg upprepa arbetet med blanka papper.
De flesta organisationer arbetar dock mer systematiskt. Man inser att det finns behov av standardisering av beskrivningar och utvecklingsmetodik samt effektiva verktyg. Man ser även värdet av att slippa börja från blankt papper och löpande hålla viktiga beskrivningar av verksamheten korrekta, enhetliga, uppdaterade och tillgängliga.
En viktig förutsättning när man arbetar systematiskt är att man enats om hur man beskriver verksamheten i termer av objekt/symboler och olika vytyper samt vilka relationer som är relevanta för att förstå sambanden.
Syftet med Prime Arch är att möjliggöra en snabbstart i verksamhetsutvecklingen för organisationer som vill arbeta mer systematiskt genom att erbjuda standards och best practice paketerat i ett lättillgängligt format med enkla kraftfulla exempel och metaforer.
Denna blogg-serie utgår från ett fiktivt case på temat HR och rekrytering, något som de flesta kan relatera till. Målet är att på ett pedagogiskt och illustrativt sätt beskriva översiktligt hur man kan bedriva verksamhetsutveckling med Prime Arch som stöd för modellering, arkitektur och analys.
För att hålla det på en rimlig nivå har vi valt ett antal förenklingar och avgränsningar, vilket ibland säkert kan ge en känsla av att det är för banalt och enkelt. Men syftet är gott – det är helhetsförståelsen för kraften i Prime Arch som är det viktiga, inte att skapa onödigt komplicerade beskrivningar för att ge en känsla av verklighet.
Beskrivning av fallstudien
Fallstudien är uppbyggd runt en HR-avdelning som bland annat ansvarar för rekrytering av medarbetare. I HR-avdelningen finns ett team som jobbar med att hitta och utvärdera kandidater för anställning. Teamet är samtrimmat och personerna arbetar på samma sätt, mycket tack vare ett gemensamt IT-stöd.
Fallstudien tar sin utgångspunkt i följande problemställning:
Urvalet av kandidater blir ibland inte helt lyckat vilket leder till missnöje bland linjechefer och att flera nyanställda inte trivs eller att de inte erbjuds tillsvidareanställning efter provanställningen.
Fallstudien börjar med en enkel beskrivning av verksamheten i form av en visuell modell. Utifrån denna bygger vi på olika delar såsom mätning, problem och olika alternativ för att utveckla verksamheten samt metoder som används i olika moment i utvecklingsarbetet.
I Alternativ 1 vill man så snabbt och smidigt som möjligt införa några förbättringar i befintlig process och nuvarande IT-stöd.
I Alternativ 2 söker man en större förändring som kan ge en rejäl förbättring, men då krävs en mer omfattande analys och planering av arbetet, och andra metoder för att arbeta effektivt i utvecklingsarbetet.
Verksamhetsbeskrivning på nivå 3
HR-avdelningen sköter för rekryteringsarbetet och man använder Rekryteringsmodulen i HR-systemet.
Beskrivningen ovan visar grafiskt hur den operationella förmågan ”Rekrytera medarbetare” byggs upp genom stöd av Organisation, Process och Applikation.
Beskrivningen är av typen omgivning och innehåller fyra metaobjekt:
I del 2 av bloggserien beskriver vi hur man modellerar mätning i Prime Arch.