Detta är ett uppdrag för Drakfastigheter i Sundsvalls kommun. Läs mer om organisationen här.

Upplägg

Vi genomförde tre workshops tillsammans med verksamheten. Arbetet inleddes med att skärmbilder från totalt 9 applikationer som hanterar fastighetsinformation kartlades.

Under Workshop 1 gick vi igenom resultatet från skärmbildsanalysen och identifierade kompletterande datakällor som t ex olika excelark och applikationer med fastighetsdata som andra intressenter använder, t ex Kultur & Fritid och Räddningstjänsten.

Under Workshop 2 följde vi en fiktiv fastighet genom dess hela livsscykel i syfte att säkerställa att vi fått med allt underlag. Informationsmodellen färdigställdes inför Workshop 3 och denna ägnades åt att kvalitetssäkra och förankra resultatet.

Analys av skärmbilder

Skärmbilder är en utmärkt grund för att identifiera användarnära data, d v s data som användarna kan se och arbeta med. Genom att studera skärmbilderna kan man identifiera utkast till informationsentiteter och skilja ut attribut, och genom att tillämpa principer för generalisering kan man skapa informationsmodeller som steg för steg täcker hela informationsgruppen som är relaterad till fastighetsinformation.

Exempel på informationsmodell som resultat från analys av en applikation:

Resultat

Alla informationsmodeller lades samman i en totalmodell. Arbetsmaterialet som varit i powerpointformat överfördes till kommunens modellbibliotek, Sparx Enterprise Architect.

Den totala informationsmodellen fick följande utseende:

Den mest centrala entiteterna i modellen är:

• Fastighetsobjekt
• Fastighetsroll
• Projekt
• Fastighetsdokument
• Underhållsrapport
• Informationshanteringsplan

Sammanfattning

Skärmbilder från befintliga applikationer utgör ett bra källa för att kartlägga vilken information som verksamheten hanterar.

Med informationsmodellen som grund kan man börja planera för en konsolidering av data med målet att eliminera redundans som är orsaken till dålig datakvalitet och onödiga kostnader för underhåll av data.

Det är också en bra grund för att kritiskt granska den information som underhålls. Inte sällan fyller man i information i en applikation för att fälten finns där, men utan att veta vem som ska använda den och till vad. Varje informationsentitet och varje attribut kostar pengar att underhålla.